Whistleblowerordningens formål
Miljøstyrelsens interne whistleblowerordning har til formål, at
- øge mulighederne for, at ansatte og samarbejdspartnere kan ytre sig om kritisable forhold i Miljøstyrelsen uden at frygte for negative konsekvenser,
- beskytte personer, som indgiver oplysninger til whistleblowerordningen, og
- sikre åbenhed og gennemsigtighed i forhold til eventuelle ulovligheder og alvorlige uregelmæssigheder i Miljøstyrelsen.
Whistleblowerordningen er et supplement til den direkte og daglige kommunikation om fejl og utilfredsstillende forhold, og erstatter ikke dialogen mellem medarbejder og nærmeste leder, HR-afdelingen eller tillidsrepræsentanten.
Hvem kan bruge whistleblowerordningen?
Whistleblowerordningen kan anvendes af personer, der arbejder i Miljøstyrelsen. Det omfatter arbejdstagere i bred forstand, herunder overenskomstansatte, deltids- og fuldtidsansatte og tjenestemænd, frivillige samt lønnede og ulønnede praktikanter.
Ordningen kan også anvendes af personer, der tidligere har arbejdet for Miljøstyrelsen, og som indberetter om oplysninger, som vedkommende er kommet i besiddelse af i den periode, personen arbejdede for Miljøstyrelsen.
Endvidere kan ordningen anvendes af personer, som endnu ikke er begyndt at arbejde hos Miljøstyrelsen, men som indberetter om oplysninger, der er erhvervet i forbindelse med ansættelsesprocessen eller andre før kontraktlige forhandlinger.
Desuden kan ordningen anvendes af samarbejdspartnere, som Miljøstyrelsen har et mere kontinuerligt eller formaliseret samarbejde med, herunder private virksomheder (f.eks. leverandører og underleverandører).
Andre, f.eks. borgere og virksomheder, der har en sag hos Miljøstyrelsen eller som indberetter om forhold i en virksomhed/kommune, er ikke omfattet af ordningen og opnår derfor ikke beskyttelse som whistleblower ved at indberette til Miljøstyrelsens interne whistleblowerordning.
I visse tilfælde vil der dog kunne opnås beskyttelse ved f.eks. at indberette til den nationale whistleblowerordning eller til Miljøstyrelsens eksterne whistleblowerordning for offshore olie- og gasanlæg.
Den nationale whistleblowerordning: Indberetning og forhold der kan indberettes
Miljøstyrelsens eksterne whistleblowerordning for Offshore Olie- og Gasanlæg
Hvad kan man indberette om?
Du kan indberette om enhver overtrædelse af EU-regler, f.eks. inden for offentligt udbud, samt oplysninger om andre alvorlige forhold, til den interne whistleblowerordning, hvis du er ansat i eller samarbejdspartner til Miljøstyrelsen.
Der foretages i hvert enkelt tilfælde en konkret vurdering af, om der er tale om sådanne alvorlige forhold. Det vil dog i almindelighed omfatte oplysninger om:
- strafbare forhold, f.eks. overtrædelse af tavshedspligten, misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri, bestikkelse mv.
- overtrædelser af lovgivningen, f.eks. forvaltningsloven (eks. sager om inhabilitet), databeskyttelseslovgivningen, offentlighedsloven, miljøoplysningsloven el.lign.
- grove eller gentagne overtrædelser af forvaltningsretlige principper, f.eks. undersøgelsesprincippet, krav om saglighed, magtfordrejningsgrundsætningen og proportionalitet el.lign.
- grove eller gentagne overtrædelser af væsentlige interne retningslinjer, f.eks. om tjenesterejser, gaver og regnskabsaflæggelse mv.
- grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, f.eks. grov chikane, herunder af seksuel karakter.
- bevidst vildledning af borgere og samarbejdspartnere.
Ved hver indberetning foretages en konkret vurdering af, om der er tale om sådanne alvorlige forhold.
Nogle oplysninger er ikke omfattet af ordningen, og skal derfor i stedet løses af andre kanaler, f.eks. nærmeste leder, HR-afdelingen eller tillidsrepræsentanten. Det kan eksempelvis være:
- oplysninger om overtrædelser af mindre væsentlige interne retningslinjer om sygefravær, rygning, alkohol, påklædning, brug af kontorartikler mv., og
- oplysninger om mindre grove personalerelaterede konflikter på arbejdspladsen.
Hvordan indberetter man?
Du kan indberette via Statens Whistleblowersystem. Se nærmere nedenfor.
Du kan også sende indberetning med fysisk brev til Miljøstyrelsen. Du kan sende brevet til:
Miljøstyrelsen
att.: Intern whistleblowerordning i Jura
Lerchesgade 35
5000 Odense C
Indberetninger kan indleveres på dansk eller engelsk, og de følgende oplysninger vil være nyttige for whistleblowerenheden for den indledende vurdering af indberetningen:
- Oplysning om tilknytning til Miljøstyrelsen, så vi kan vurdere om indberetningen kan behandles under ordningen
- Navn, enhed og kontaktoplysninger på den person, der indberettes om
- Beskrivelse af de faktiske omstændigheder, der giver anledning til indberetningen
- Eventuel dokumentation, der underbygger indberetningen
Statens Whistleblowersystem kan tilgås via Miljøstyrelsens hjemmeside.
Miljøstyrelsens interne whistleblowerordning
Det er vigtigt, at du tager stilling til, om indberetningen skal sendes anonymt eller om du ønsker at oplyse din identitet. Statens Whistleblowersystem sporer eller registrerer ikke IP-adresser eller andet, der kan afsløre en anonym indberetning. Hvis du bruger din arbejdscomputer til at indberette, skal du dog være opmærksom på, at al aktivitet på computeren logges af Statens IT, hvorfor du ikke kan indberette anonymt fra den. I Statens Whistleblowersystem skal du selv være opmærksom på at undlade at oplyse dit navn eller andre personhenførbare oplysninger og at filer, så som dokumenter og billeder, kan indeholde metadata, der kan betyde, at din anonymitet kompromitteres. Der vil kunne forekomme helt ekstraordinære tilfælde, hvor f.eks. politiet vil forsøge at indhente oplysninger om en person, der har indgivet en indberetning anonymt, for at afværge forbrydelser, der kan indebære fare for statens sikkerhed eller menneskers liv eller helbred.
Hvem behandler indberetningen?
Whistleblowerenheden for den interne ordning er placeret i Jura, som modtager og behandler alle indberetninger.
Whistleblowerenhedens medlemmer er kontorchefen for Jura og en betroet medarbejder.
Whistleblowerenhedens medlemmer er underlagt reglerne om tavshedspligt og fortrolighed efter gældende ret, herunder whistleblowerloven, forvaltningsloven samt databeskyttelsesreglerne.
Hvis der sker indberetning om kontorchefen for Jura, skal indberetning ske til vicedirektøren med ansvar for HR & Jura.
En indberetning vedrørende styrelsens direktør er omfattet af whistleblowerordningen i Miljø- og Ligestillingsministeriets departement og skal derfor sendes dertil.
Miljøstyrelsen sikrer løbende, at alle indberetninger behandles upartisk, uafhængigt, fortroligt og i overensstemmelse med tavshedspligten. Skulle der i konkrete tilfælde være intern inhabilitet i whistleblowerenheden vil en suppleant indtræde i enheden i stedet.
Hvordan behandles en indberetning?
Den interne whistleblowerenhed modtager og registrerer indberetninger og har kontakt med whistlebloweren, følger op på indberetningerne og giver feedback til whistlebloweren.
Ved modtagelse af en indberetning foretages en indledningsvis vurdering af, om der er grundlag for at realitetsbehandle forholdet, eller om henvendelsen skal afvises eller henlægges. Det kan ske, f.eks. fordi den angår forhold eller er indgivet af en person, der ikke er omfattet af ordningen eller det ikke er muligt at oplyse sagen tilstrækkeligt.
Modtages der indberetninger, der falder uden for ordningernes anvendelsesområde, må whistleblowerenheden som udgangspunkt ikke videresende henvendelsen til rette myndighed og vil, afhængigt af henvendelsens karakter, vejlede indberetteren om den videre håndtering af henvendelsen. Hvordan den enkelte henvendelse skal håndteres vil bero på en konkret vurdering af bl.a. henvendelsens indhold og karakter.
Vejledningen kan eksempelvis bestå i, at indberetteren opfordres til at rette henvendelse til tillidsrepræsentanten eller HR, hvis det forhold, der indberettes om, ikke er omfattet af ordningen, og en konkret vurdering tilsiger, at tillidsrepræsentanten eller HR er nærmest til at håndtere henvendelsen. Vejledningen kan også bestå i, at indberetteren henvises til rette myndighed, f.eks. den nationale whistleblowerenhed, kommune eller tilsynsmyndighed.
En indberetning vedrørende styrelsens direktør er omfattet af whistleblowerordningen i Miljø- og Ligestillingsministeriets departement og skal derfor sendes dertil.
Hvis der er grundlag for en realitetsbehandling af indberetningen, iværksætter whistleblowerenheden en nærmere undersøgelse af forholdet under iagttagelse af oplysninger internt i Miljøstyrelsen samt i relevant omfang under inddragelse af eksterne myndigheder samt offentlige tilsynsorganer.
Hvis undersøgelsen viser kritisable forhold, har Miljøstyrelsen forskellige reaktionsmuligheder, eksempelvis:
- udtaler sin opfattelse af sagen over for de(n) relevante enhed(er) eller medarbejder(e), herunder med kritik, anbefalinger eller henstillinger
- ændrer interne retningslinjer eller lignende
- overdrager sagen til politiet med henblik på efterforskning af muligt strafbare forhold
- indleder personalesag (fx disciplinære sanktioner som advarsel eller afskedigelse) mod relevant(e) medarbejder(e)
- iværksætter kontraktretlige konsekvenser (fx ophævelse af kontrakt) over for en samarbejdspartner
- afviser eller henlægger sagen
Whistleblowerenheden vil løbende holde dig orienteret om sagens udvikling, dog under hensyntagen til whistleblowerenhedens tavshedspligt.
Ordningen udelukker ikke muligheden for samtidig eller senere at indberette via eksterne kanaler som fx Folketingets Ombudsmand eller Den Nationale Whistleblowerordning i Datatilsynet.
Whistleblowerordningen begrænser ikke offentligt ansattes ytringsfrihed.
Miljøstyrelsens whistleblowerpolitik for den interne whistleblowerordning
Hvilke rettigheder har man som indberetter?
Beskyttelse mod repressalier og lignende
Du er som whistleblower beskyttet mod negative konsekvenser forbundet med en indberetning afgivet i god tro. Ved vurderingen af, om en indberetning er afgivet i god tro, lægges der vægt på, om du havde rimelig grund til at antage, at de indberettede oplysninger var korrekte på tidspunktet for indberetningen, og at de indberettede oplysninger var omfattet af whistleblowerordningen.
Hvis du indgiver en indberetning i ond tro, kan det få negative konsekvenser for dig, og i særlige tilfælde kan der være grundlag for politianmeldelse.
Hvis du som ansat oplever at blive mødt med negative ledelsesreaktioner, fordi du har benyttet whistleblowerordningen, kan du rette henvendelse til whistleblowerenheden, din tillidsrepræsentant eller faglige organisation, som vil tage hånd om sagen.
Hvis whistleblowerenheden får viden om, at en ansat har oplevet ansættelsesretlige konsekvenser efter at have indgivet en indberetning i god tro, skal whistleblowerenheden orientere direktøren om sagen uden at oplyse vedkommendes identitet.
Har du oplevet uberettigede ansættelsesretlige reaktioner som følge af at have indgivet en indberetning, kan du tilkendes erstatning, godtgørelse eller økonomisk kompensation efter de til enhver tid gældende regler herom.
Hvis du vil vide mere om, hvad det vil sige, at være whistleblower og den beskyttelse man får, kan du læse Justitsministeriets vejledning for whistleblowere.
Justitsministeriets vejledning for whistleblowere
Rettigheder efter forvaltningsloven
Som whistleblower er du ikke part i den sag, indberetningen vedrører. Du har derfor heller ikke de almindelige rettigheder, der gælder for parter, som fx partsaktindsigt og begrundelse i forbindelse med en afgørelse.
Hvis din indberetning vedrører en person, og Miljøstyrelsen træffer en afgørelse over for vedkommende, er den berørte part i denne nye sag. Forvaltningslovens regler om partsaktindsigt, partshøring og begrundelse finder imidlertid ikke anvendelse, for så vidt angår oplysninger om whistleblowerens identitet og andre oplysninger, der gør det muligt at udlede whistleblowerens identitet.
Whistleblowerenheden tager stilling til, i hvilket omfang såvel whistlebloweren og den berørte som øvrige registrerede skal orienteres om eller inddrages i sagsbehandlingen.
Rettigheder efter databeskyttelseslovgivningen
De personoplysninger, der indgår i whistleblowerordningen, er omfattet af reglerne om databeskyttelse. De rettigheder, der følger heraf, gælder derfor som udgangspunkt for alle registrerede i sagen, dvs. såvel whistlebloweren og den berørte som eventuelle andre registrerede, der indgår i indberetningen.
Indberetninger omfattet af whistleblowerordningen er underlagt en særlig tavshedspligt. Det kan betyde, at de registrerede, som er nævnt i indberetningen, ikke oplyses om vores behandling af deres personoplysninger.
Rettighederne for de registrerede omfatter:
a) Oplysningspligt
Hvis der er indberettet oplysninger om en konkret person, skal personen som udgangspunkt oplyses om behandlingen. Som følge af den særlige tavshedspligt i whistleblowerloven og de almindelige undtagelsesregler i databeskyttelsesloven kan Miljøstyrelsen efter en konkret vurdering undlade at opfylde oplysningspligten.
b) Retten til indsigt
En registreret kan få indsigt i, hvilke oplysninger Miljøstyrelsen behandler om vedkommende. Den registrerede har som udgangspunkt ret til at få udleveret oplysninger om sig selv og har også ret til en række supplerende oplysninger om styrelsens behandling af personoplysningerne. Som følge af den særlige tavshedspligt i whistleblowerloven og de almindelige undtagelsesregler i databeskyttelsesloven kan Miljøstyrelsen efter en konkret vurdering undlade at give indsigt.
c) Retten til at kræve berigtigelse, sletning og begrænsning
En registreret kan i visse situationer gøre indsigelse mod Miljøstyrelsens behandling af oplysninger om vedkommende og eventuelt kræve, at oplysningerne bliver slettet eller berigtiget, eller at behandlingen af oplysningerne bliver begrænset. Retten til sletning og begrænsning af styrelsens behandling er dog begrænset af, at Miljøstyrelsen er omfattet af reglerne om journalisering og har pligt til at behandle indberetninger til styrelsens whistleblowerordning.
d) Retten til at klage til Datatilsynet
En registreret kan klage til Datatilsynet over Miljøstyrelsens behandling af vedkommendes personoplysninger.
Miljøstyrelsens persondatapolitik for den interne whistleblowerordning