Mange virksomheder benytter sig af rådgivende konsulenter, når de ansøger om at få et biocidprodukt godkendt på det danske marked. For at sikre den mest optimale rådgivning og proces omkring ansøgningen er det en god idé at gøre sit forarbejde grundigt, før man vælger konsulent.
Biocidreglerne er relativt nye og indviklede, ansøgninger om godkendelse af biocider kræver, at man bruger EU's særlige it-systemer, og en ansøgning kræver højt specialiseret faglig viden om bl.a. vurderinger af biocidprodukternes effektivitet samt risiko for sundhed og miljø. Alle disse aspekter gør, at kravene til en kompetent konsulent til en biocidansøgning skal være velovervejede og tydelige.
Gode råd
Indledende overvejelser
- Arbejdssproget hos ECHA er engelsk. Det er vigtigt, at konsulenten, og helst også en medarbejder i den virksomhed, der skal søge godkendelse, behersker dette sprog. I den indledende fase kan det derfor være relevant at gå i dialog med både danske og udenlandske konsulenter.
- Hvor stor en rolle og hvor meget ansvar skal konsulenten have?
Skal konsulenten fx stå for alt vedrørende ansøgningen, kun fungere rådgivende i processen eller måske kun håndtere de mere spidsfaglige problemstillinger, mens I selv står for det administrative? Har I medarbejdere, som konsulenten skal oplære i processen? - Er opgaven klart defineret og velafgrænset?
Opstil gerne delmål og leverancer, så der er konkrete milepæle at forholde konsulentens arbejde til.
I valget af konsulenten
- Spørg andre virksomheder i samme sektor eller brug din brancheforening for at høre om andres erfaringer med brug af rådgivere.
- Har konsulenten håndteret biocidansøgninger før? Spørg evt. ind til hvilke typer af ansøgninger konsulenten har rådgivet om eksempelvis unionsgodkendelser eller nationale godkendelser.
- Besidder konsulentfirmaet de nødvendige faglige kompetencer - og kan de dokumenteres? Har konsulenten eventuelt eksterne eksperter, de kan trække på vedrørende emner, de ikke selv har kompetencer indenfor?
- Bed konsulenten om referencer og kontakt referencerne for at høre om deres tilfredshed med konsulentens arbejde.
- Indhent gerne flere tilbud, men vær opmærksom på, at et billigt tilbud ikke altid er det bedste. Definer præcist, hvad du har behov for, og hvad du vil betale.
- Aftal eventuelle sanktioner, hvis konsulenten ikke leverer det, I har aftalt.
- Bed konsulenten om at oplyse, hvordan de plejer at holde deres kunder orienteret om opgavestatus. En god konsulent er lydhør, åben og dialogorienteret både i kontakten med jer og i kontakten med Miljøstyrelsen og ECHA.
Undervejs i ansøgningsprocessen
- Følg op på, om konsulenten leverer det aftalte stykke arbejde til tiden. En overskreden frist kan betyde, at ansøgningen bliver afvist.
- Aftal, hvordan I skal informeres om kommunikation med myndighederne, således at der ikke opstår uforudsete situationer eller usikkerhed om opgavestatus og -fordeling.
- Under nogle dele af ansøgningsprocessen (især ved parallel gensidig anerkendelse) kan det være behov for meget hurtige reaktioner og svar på faglige og administrative detaljer. Det kan være relevant at lave særlige aftaler for disse perioder.
Efter ansøgningsprocessen
- Del jeres erfaringer omkring valg af rådgivende konsulenter med andre i branchen eller brancheforeningen. På den måde kan andre drage nytte af både jeres gode og mindre gode erfaringer.
I de tilfælde hvor flere virksomheder går sammen om en ansøgning, f.eks. i en task-force, er der yderligere aspekter, som skal overvejes i forhold til konsulentens rolle. F.eks. kan der være tilfælde, hvor der er fortrolige oplysninger, som ikke må deles mellem virksomhederne. Her kan en rådgivende konsulent være den part, som har adgang til data og kan bistå Miljøstyrelsen i vurderingen. Dette er ligeledes noget, der bør overvejes indledende og indskrives i kontrakten.
Nyttige links
Tjekliste ved ansættelse af en god konsulent
Listen er målrettet REACH-registrering af kemikalier, men kan også bruges som inspiration i forbindelse med biocidansøgninger. Den er udarbejdet af Direktørernes kontaktgruppe under ECHA.
Det Europæiske Kemikalieagentur ECHAs information om Biocidforordningen
Læs mere om biocidforordningen og de forskellige processer på ECHA’s hjemmeside.