Retningslinjer for brug af Miljøstyrelsens whistleblowerordning

Inden du benytter dig af whistleblowerordningen, er det vigtigt, at du læser Miljøstyrelsens retningslinjer på området. Her kan du bl.a. finde oplysninger om, hvad der er omfattet af whistleblowerordningen, hvordan dine oplysninger bliver håndteret, og hvilke rettigheder du har som whistleblower.

Whislteblowerordningens formål

Miljøstyrelsens whistleblowerordning har til formål, at

  • øge mulighederne for, at ansatte og samarbejdspartnere kan ytre sig om kritisable forhold på Miljøstyrelsens område uden at frygte for negative konsekvenser,
  • beskytte personer, som indgiver oplysninger til whistleblowerordningen, og
  • have åbenhed og gennemsigtighed i forhold til eventuelle ulovligheder og alvorlige uregelmæssigheder i Miljøstyrelsen.

Whistleblowerordningen er et supplement til den direkte og daglige kommunikation om fejl og utilfredsstillende forhold, og erstatter ikke dialogen mellem medarbejder og nærmeste leder, HR-afdelingen eller tillidsrepræsentanten. Whistleblowerordningen begrænser i øvrigt ikke offentligt ansattes ytringsfrihed.

Hvem kan indberette?

Whistleblowerordningen kan anvendes af personer, der arbejder i Miljøstyrelsen. Det omfatter arbejdstagere i bred forstand, herunder overenskomstansatte, deltids- og fuldtidsansatte og tjenestemænd, frivillige samt lønnede og ulønnede praktikanter.

Ordningen kan også anvendes af personer, der tidligere har arbejdet for Miljøstyrelsen, og som indberetter om oplysninger, som vedkommende er kommet i besiddelse af i den periode, personen arbejdede for Miljøstyrelsen. Endvidere kan ordningen anvendes af personer, som endnu ikke er begyndt at arbejde hos Miljøstyrelsen, men som indberetter om oplysninger, der er erhvervet i forbindelse med ansættelsesprocessen eller andre førkontraktretlige forhandlinger.

Desuden kan ordningen anvendes af samarbejdspartnere, som Miljøstyrelsen har et mere kontinuerligt eller formaliseret samarbejde med, herunder private virksomheder (f.eks. leverandører og underleverandører).

Andre, f.eks. borgere og virksomheder, der har en sag hos Miljøstyrelsen, er ikke være omfattet.

Hvilke oplysninger er omfattet af ordningen?

Whistleblowerordningen omfatter kun oplysninger om alvorlige forhold, som er af betydning for Miljøstyrelsens opgavevaretagelse. Der foretages i hvert enkelt tilfælde en konkret vurdering af, om der er tale om sådanne alvorlige forhold. Det vil dog i almindelighed omfatte oplysninger om:

  • overtrædelse af EU-retten, som er omfattet af anvendelsesområdet for whistleblowerdirektivet, f.eks. offentlige udbud.
  • strafbare forhold, f.eks. overtrædelse af tavshedspligten, misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri, bestikkelse mv.
  • overtrædelser af lovgivningen, f.eks. forvaltningsloven (eks. sager om inhabilitet), databeskyttelseslovgivningen, offentlighedsloven, miljøoplysningsloven el. lign.
  • grove eller gentagne overtrædelser af forvaltningsretlige principper, f.eks. undersøgelsesprincippet, krav om saglighed, magtfordrejningsgrundsætningen og proportionalitet el. lign.
  • grove eller gentagne overtrædelser af væsentlige interne retningslinjer, f.eks. om tjenesterejser, gaver og regnskabsaflæggelse mv.
  • grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, f.eks. grov chikane, herunder af seksuel karakter.
  • bevidst vildledning af borgere og samarbejdspartnere.

Der forudsættes viden om eller begrundet mistanke om, at der er begået sådanne alvorlige forhold.

Nogle oplysninger er ikke omfattet af ordningen, og skal derfor i stedet løses af andre kanaler, f.eks. nærmeste leder, HR-afdelingen eller tillidsrepræsentanten. Det kan eksempelvis være:

  • oplysninger om overtrædelser af mindre væsentlige interne retningslinjer om sygefravær, rygning, alkohol, påklædning, brug af kontorartikler mv., og
  • oplysninger om mindre grove personalerelaterede konflikter på arbejdspladsen.

Hvordan behandles en indberetning?

I Miljøstyrelsen er der etableret en whistleblowerenhed i HR-afdelingen, som modtager og behandler alle indberetninger via Statens Whistleblowersystem.

Ved modtagelse af en indberetning foretages en indledningsvis vurdering af, om der er grundlag for en egentlig sagsbehandling af forholdet, eller om henvendelsen skal henlægges som åbenbart grundløs, f.eks. fordi den angår forhold eller er indgivet af en person, der ikke er omfattet af ordningen.

Modtages der indberetninger, der falder uden for ordningernes anvendelsesområde, vil whistleblowerenheden – afhængigt af henvendelsens karakter – vejlede indberetteren om den videre håndtering af henvendelsen. Hvordan den enkelte henvendelse skal håndteres, vil bero på en konkret vurdering af bl.a. henvendelsens indhold og karakter.

Vejledningen kan eksempelvis bestå i, at indberetteren opfordres til at rette henvendelse til tillidsrepræsentanten eller HR, hvis det forhold, der indberettes om, ikke er omfattet af ordningen, og en konkret vurdering tilsiger, at tillidsrepræsentanten eller HR er nærmest til at håndtere henvendelsen. Der kan også være tale om borgere eller virksomheder, som har en sag i Miljøstyrelsen, der skal opfordres til at rette henvendelse til Miljøstyrelsens hovedpostkasse.

Hvis der er grundlag for en realitetsbehandling af indberetningen, iværksættes en nærmere undersøgelse af forholdet under inddragelse af oplysninger internt i Miljøstyrelsen samt i relevant omfang under inddragelse af eksterne myndigheder samt offentlige tilsynsorganer. Hvis det viser sig, at indberetningen ligger inden for ordningens anvendelsesområde, vil henvendelsen blive håndteret i whistleblowerenheden med inddragelse af andre relevante kontorer afhængigt af henvendelsens indhold.

Hvis undersøgelsen viser kritisable forhold, er der forskellige reaktionsmuligheder:

  • Hvis der er tale om overtrædelse af straffelovgivningen, kan det blive anmeldt til politiet
  • Vedrører sagen alvorlige fejl og/eller forsømmelser begået af en ansat i Miljøstyrelsen, kan det medføre negative ansættelsesretlige reaktioner, herunder disciplinære sanktioner, f.eks. advarsel, afskedigelse eller bortvisning. Reaktionen/sanktionen afhænger af de regler, der gælder for den enkelte ansatte, herunder om der er tale om en overenskomstansat eller tjenestemand
  • Vedrører sagen alvorlige fejl og/eller forsømmelser begået af en samarbejdspartner, kan det medføre kontraktretlige konsekvenser for samarbejdspartneren, f.eks. kontraktophævelse.

Hvordan laver man en indberetning?

Hvis du ønsker at lave en indberetning, skal det ske i Statens Whistleblowersystem, som tilgås via Miljøstyrelsens hjemmeside. Det er vigtigt at du tager stilling til, om den skal sendes anonymt eller om du ønsker at opgive din identitet.

Du vil som udgangspunkt senest tre måneder efter indberetningen blive orienteret om sagens behandling og eventuelle resultater. I særlige tilfælde, f.eks. ved komplekse indberetninger, vil fristen for orientering kunne forlænges til seks måneder. Orienteringen kan dog i visse tilfælde være begrænset af regler om tavshedspligt mv.

De almindelige forvaltningsretlige regler finder i øvrigt anvendelse.

Anonyme indberetninger

Statens Whistleblowersystem sporer eller registrerer ikke IP-adresser eller andet, der kan afsløre en anonym indberetning. Du skal selv være opmærksom på at undlade at oplyse dit navn eller andre personhenførbare oplysninger og at filer som dokumenter og billeder kan indeholde metadata, der kan betyde, at din anonymitet kompromitteres.

Der vil kunne forekomme helt ekstraordinære tilfælde, hvor f.eks. politiet vil forsøge at indhente oplysninger om en person, der har indgivet en indberetning anonymt, for at afværge forbrydelser, der kan indebære fare for statens sikkerhed eller menneskers liv eller helbred.

Navngivne indberetninger

Hvis du ikke ønsker at være anonym, skal du selv sørge for at tilføje dine kontaktoplysninger til indberetningen.

En indberetning til whistleblowerordningen vil ikke i sig selv medføre, at du bliver part i en sag, herunder opnår de almindelige partsrettigheder (f.eks. partshøring, begrundelse, partsaktindsigt og mulig klageadgang). Der kan dog være tilfælde, hvor en whistleblower har partsstatus i en sag, som indberetningen omhandler eller giver anledning til.

Der kan efter gældende regler være adgang til at få aktindsigt i navnet på den person, der har indgivet oplysningerne, såfremt dette er oplyst. F.eks. kan de personer, som oplysningerne drejer sig om, have ret til at vide, hvem der har indgivet oplysningerne.

Hvilke rettigheder har man som indberetter?

Personer, der indgiver indberetninger, er beskyttet mod negative konsekvenser forbundet med en indberetning afgivet i god tro. Ved vurderingen af, om en indberetning er afgivet i god tro, skal det indgå, om den indberettende person havde rimelig grund til at antage, at de indberettede oplysninger var korrekte på tidspunktet for indberetningen, og at de indberettede oplysninger var omfattet af whistleblowerordningen.

Hvis en ansat benytter sig af whistleblowerordningen, kan det ikke i sig selv føre til afskedigelse eller andre former for direkte eller indirekte sanktionering. Der kan dog være tilfælde, hvor følgevirkningerne af, at en ansat lovligt benytter sig af sin meddeleret, er af en så alvorlig karakter, at det kan danne grundlag for, at ledelsen sagligt kan gøre brug af de nævnte reaktioner over for den ansatte.

Hvis man som ansat oplever at blive mødt med negative ledelsesreaktioner, fordi man har benyttet whistleblowerordningen, kan man rette henvendelse til whistleblowerenheden, sin tillidsrepræsentant eller faglige organisation, som vil tage hånd om sagen.

Har en ansat oplevet uberettigede ansættelsesretlige reaktioner som følge af at have indgivet en indberetning, kan den ansatte tilkendes erstatning, godtgørelse eller økonomisk kompensation efter de til enhver tid gældende regler herom.

Hvilke rettigheder har personer, som bliver genstand for en indberetning?

De personer, som oplysningerne omhandler, vil normalt blive underrettet, hvis der indgives oplysninger om dem. Den omhandlede person vil således modtage underretning, når sagen henlægges, hvis den er åbenbart grundløs, ligesom den omhandlede person vil blive involveret i forløbet, hvis sagen realitetsbehandles. Den omhandlede person har i den forbindelse ret til at anmode om berigtigelse, sletning eller begrænsning af oplysninger.

Der må ikke bevidst indgives urigtige eller vildledende oplysninger gennem whistleblowerordningen. Oplysninger, der er indgivet i ond tro, kan medføre en politianmeldelse, ligesom det kan få negative ansættelsesretlige reaktioner eller medføre kontraktsretlige konsekvenser for den person, der har indgivet oplysningen.

De almindelige sletteregler gælder i øvrigt.

Hvis der på baggrund af de indsamlede oplysninger gennemføres en disciplinær sanktion over for den ansatte, eller der i øvrigt foreligger grunde til, at det er sagligt og nødvendigt fortsat at opbevare oplysninger om den ansatte, vil oplysningerne blive opbevaret i den pågældendes personalemappe.