Svarene kan bruges som supplement til de vejledninger, der findes på Indlæs data-siden på DMA.
Adgang
Myndigheder logger på DMA via Danmarks Miljøportal, DMP. Når sagsbehandleren er logget på DMP fås adgang til at bruge en række funktioner, fx indlæse data, kvalitetstjekke tilsynsindberetning m.m., som den anonyme bruger (ikke logget ind) ikke har adgang til.
Adgang via Danmarks MiljøPortal, DMP
Alle kommuner har en tilslutningsaftale med DMP. Myndighedens sagsbehandlere skal oprettes som brugere i Miljøportalens brugerstyring, så de kan få adgang til DMA.
Hjælp til login via DMP fås hos Danmarks Miljøportal:
https://support.miljoeportal.dk/hc/da
Obfuscated Email
tlf. +45 72 54 64 64
Rettigheder
Brugerstyringen på DMP benytter såkaldte roller til at styre, hvilke brugere der må bruge hvilke værktøjer. Den lokale it-administrator i myndigheden skal tildele én af følgende roller til sagsbehandlere, der ønsker at benytte DMA:
| Rollenavn |
Hvem |
Område |
| miljoe_dma_sagsbehandler |
Sagsbehandlere i kommuner og Miljøstyrelsen |
Tilsyn og godkendelser |
| miljoe_dma_seveso |
Sagsbehandlere i kommuner og Miljøstyrelsen |
Tilsyn, godkendelser og Seveso-aktiviteter (risiko-virksomheder) |
| miljoe_dma_prtr_sagsbehandler |
Sagsbehandlere i kommuner og Miljøstyrelsen |
Verificering og godkendelse af PRTR- og LCP-indberetninger. |
Du kan få hjælp til at finde ud af hvilke roller du er tildelt via: https://administration.miljoeportal.dk/identifyclaimapp/
It-afdelingen skal give de relevante sagsbehandlere adgang til DMA via DMP. Alle kommuner har i forvejen en tilslutningsaftale med Danmarks Miljøportal. Det vil typisk være Teknik- og Miljøforvaltningens it-administrator for Danmarks Miljøportal, som administrerer adgange til DMA. I de fleste kommuner, er det den it-ansvarlige eller it-afdelingen, som skal sørge for at de relevante sagsbehandlere, der arbejder med tilsyn og godkendelser på miljøområdet, bliver oprettet på den rigtige måde.
Aktiv/inaktiv virksomhed/husdyrbrug
I DMA angives, om virksomheden er Aktiv eller Inaktiv i statusfeltet.
- Aktiv
Der føres tilsyn på virksomheden.
NB! Denne status har ikke noget med virksomhedens status i CVR-regi at gøre. Fx vil et deponi, hvor der stadig føres regelmæssige tilsyn med udsivning af perkolat, selvom det er nedlukket, og står registreret som ophørt i CVR-registreret, være angivet til Aktiv i statusfeltet i DMA.
- Inaktiv
Der skal ikke længere føres tilsyn på virksomheden.
Indlæsning af sager, hvor jeg får at vide, at jeg ikke er myndighed
Som sagsbehandler kan du opleve, at du ikke får adgang til at indlæse et tilsyn, en håndhævelse eller en afgørelse på en virksomhed, selvom din kommune er ressortansvarlig myndighed.
Hvis du registrerer dine data i et fagsystem, kan det skyldes, at virksomheden i dit fagsystem er registreret med en Etableret dato / CreatedDate / Startdato, som er sat til en senere dato, end den dato hvor du vil indlæse en sag (fx et tilsyn, som har en hændelsesdato, fx 7/2-2017, som ligger før Etableret dato, fx 1/3-2017). Det kan skyldes at fagsystemet først er implementeret i kommunen den 1/3, og alle virksomheders/husdyrbrug derfor har angivet Etableret dato til denne dato. Du skal kontakte Miljøstyrelsen via Obfuscated Email for at få ændret CreatedDate til virksomhedens rigtige etableringsdato).
Datakvalitet - adresse og myndighed
Du bør undersøge, om din kommune ved en fejl er angivet som myndighed for virksomheder beliggende i andre kommuner. Det gør du på følgende måde:
- Marker alle kommuner under Beliggenhed / Kommuner, men fjern hakket ud for din egen kommune, så kun 97 kommuner er valgt.
- Fjern flueben i Indenfor kortudsnit.
- Indtast herefter din kommune under Myndighed / Myndighedens navn.
- Tryk på Søg.
- Vælg fanen Se liste.
I eksemplet nedenfor gav søgningen 1 resultat for virksomheder, som er angivet med Billund Kommune som myndighed, men med en adresse i en anden kommune. Det kan skyldes en fejlregistrering, fx at virksomhedens adresse er angivet på CVR-nummerets (ejers) adresse, som ikke nødvendigvis er beliggende i Billund. I så fald skal adressen ændres til virksomhedens beliggenhedsadresse.
En virksomhed med adresse i kommunen har en forkert myndighed
Du kan også undersøge, om en anden kommune ved en fejl har registreret virksomheder med adresse i din kommune. Det gør du på følgende måde:
- Søg på din kommune under Beliggenhed / Kommuner.
- Fjern flueben i Indenfor kortudsnit.
- Tryk på Søg.
- Vælg fanen Se liste på fanen Myndighed.
- Sorter resultaterne efter myndighedskommune.
I eksemplet nedenfor giver søgningen et resultat for virksomheder, som er angivet med en anden kommune end Billund Kommune, men med en adresse i Billund Kommune.
NB! Listen også vil indeholde de virksomheder, hvor Miljøstyrelsen er myndighed, hvilket kan være korrekt (i dette eksempel er der to).
Hvis en anden kommune fejlagtigt har registreret en virksomhed med en adresse i din kommune, kan fejlen fx skyldes følgende:
- Virksomheden er stedfæstet og geografisk placeret efter virksomhedens CVR-nummer i stedet for efter P-nummeret.
- Et husdyrbrug, der har besætninger fordelt over to kommuner, er registreret på flere postadresser. Et husdyrbrug skal registreres på den adresse, som er knyttet til husdyrbrugets ejendomsnummer.
En myndighed kan kun rette i egne data, dvs. de virksomheder, som den er myndighed for. Du kan altså ikke rette data for virksomheder, hvor andre kommuner er registreret som myndighed.
Hvis du oplever, at en virksomhed, som er beliggende i din kommune, er registreret med en forkert myndighed, så skal du tage kontakt til den pågældende kommune og bede dem rette data. De kan fx rette data ved at angive den korrekte adresse i deres kommune.
Hvor mange virksomheder af type X findes der i kommunen
Du kan fremsøge en kommasepareret (CSV) liste over hvor mange virksomheder, tilhørende en bestemt virksomhedsgruppe, der findes i din kommune. Det gør du på følgende måde:
- Søg på din kommune under Myndighed.
- Under Virksomhed vælger du den Virksomhedsgruppe, du ønsker at søge på.
NB! Det er muligt at vælge flere grupper.
- Tryk på Søg.
- Vælg fanen Se liste, hvis du bare ønsker at se en liste. Hvis der ønskes en udtræk, så fortsæt til trin 5.
- Vælg Vis Resultater.
- Vælg de ønskede felter, der skal medtages i rapporten.
- Vælg Dan rapport (CSV).
- Rapporten dannes og downloades automatisk, hvorefter den kan åbnes i Excel.
Kan ikke fremsøge virksomheder
Hvis en virksomhed ikke kan fremsøges, så skyldes det typisk, at den overførte adresse eller matrikelnummer ikke er valid. Det kan fx komme til udtryk ved, at der i DMA ikke fremgår en beliggenhedskommune for virksomheden eller at adressen ikke kan slås op i Danmarks Adresseregister (DAR). Virksomheden kan som regel fremsøges i listen (Se liste / Se kort) over resultater, hvis fluebenet fjernes i feltet Indenfor kortudsnit:
En sådan fejl kan skyldes, at den angivne adresse ikke er valid, fx hvis en adresse er angivet som Ellebjergvej 4 A, men i virkeligheden er Ellebjergvej 4. Hos Danmarks Adresseregister (DAR) kan du undersøge adressens validitet ved at søge på vejnavn og –nummer.
NB! Selv om en adresse har været validt engang, betyder det ikke, at tingene ikke er lavet om. Fx kan de tidligere 4 A og 4 B nu være sløjfet og nu findes der kun nr. 4.
Når fejlen er fundet, skal virksomhedens adresse rettes i fagsystemet og genindlæses til DMA. Bemærk at du godt kan genindlæse stamdata, uden at skulle genindlæse afgørelser og tilsyn m.m. på virksomheden.
Alternativt kan virksomheden stedfæstes direkte i DMA. Det gør du under menuen Indlæs data –> Virksomhed:
Enten skal der sættes hak i både Slå virksomhedens adresse op i CVR-registret og Stedfæst automatisk ud fra adresse oplysninger, eller også skal der indtastes X- og Y-koordinat for fx hovedindgangen på virksomheden/området (der hvor man kører til).
NB! Off-shore virksomheder beliggende på havet ikke kan fremsøges på kortudsnit, men kun på listen.
Driftsstatus DMA
Du kan se linket til Driftsstatus på DMA nederst på forsiden under Om Digital MiljøAdministration - DMA.
Her kan du se de seneste driftsmeddelelser.
Dubletter i DMA
I tilsynsvejledningen kan du læse, hvordan virksomheder og husdyrbrug registreres korrekt.
Sletning eller sammenlægning af dubletter
Hvis en virksomhed eller et husdyrbrug fejlagtigt er blevet registreret mere end én gang, skal dubletterne slettes.
Hvis en dublet ikke indeholder sager, fx oplysninger om afgørelser eller tilsyn kan den slettes.
Hvis der ligger sager på flere af de registrerede virksomheder, skal de sammenlægges. Hermed flyttes sager fra den underlagte virksomhed til den fortsættende. Den underlagte virksomhed vil ikke længere fremgå af DMA.
Slette dubletten
Godkendelses- og tilsynsmyndigheden skal selv slette dubletten, hvis der ikke ligger sager på den.
NB! Miljøstyrelsen har ikke rettigheder til at slette.
Når du vil slette en dublet skal du være logget på DMA. I DMA ligger der en vejledning til, hvordan du kan slette en dublet/virksomhed:
Du sletter en virksomhed, når du står i Vis virksomhed via dropdownmenuen:
NB! Man kan kun se Slet og Rediger, hvis man tilhører samme myndighed, som virksomheden er underlagt.
Sammenlægning
Det er kun Miljøstyrelsen, der kan sammenlægge to virksomheder, som forekommer i dubletter. Du skal udfylde en tabel, hvori det tydeligt fremgår hvilken virksomhed, som skal fortsætte (Fortsættende virksomhed) og hvilken som skal underlægges (Underlagt virksomhed):
Sammenlægningsskabelon
Regler for registrering af hændelser, skift af status m.m.
Når en virksomhed, der er registreret en eller flere hændelser på og efterfølgende:
- skifter status eller ændrer aktivitet, og dermed måske virksomhedsgruppe
(jf. miljøtilsynsbekendtgørelsens bilag 3)
- overgår til en anden myndighed
(overgår til nyt listepunkt)
- bliver inaktiv
registreres tilsyn som beskrevet nedenfor.
Statusskift generelt
(inaktiv, kategori, myndighed)
En virksomhed, som skifter status (Inaktiv, Kategori, Virksomhedsgruppe, Myndighed), inden for en periode, skal opgøres med den status, som virksomheden har på opgørelsestidspunktet.
En virksomheds hændelser (tilsyn, håndhævelse, afgørelser mv.) skal opgøres med den virksomhedsstatus, som virksomheden, har på hændelsestidspunktet.
Hvis der ikke er sket en hændelse (tilsyn, håndhævelse, afgørelse) skal virksomheden kun tælles med i den gruppe/kategori, som virksomheden tilhører pr. dags dato/opgørelsestidspunktet.
Hvis opgørelsestidspunktet er senere end hændelsestidspunktet, så skal historikken afspejles i opgørelserne. Med historik menes de hændelser (tilsyn, håndhævelser, afgørelser), der ligger forud for dags dato/opgørelsestidspunkt.
Virksomheden skifter kategori
En virksomhed som skifter kategori, skal opgøres med den status, som virksomheden har på dags dato/opgørelsestidspunktet.
En virksomheds hændelser (tilsyn, håndhævelse, afgørelser mv.) skal opgøres med den virksomhedsstatus, som virksomheden, har på hændelsestidspunktet.
Hvis der ikke er sket/meddelt en hændelse (tilsyn, håndhævelse, afgørelse) skal virksomheden kun tælles med i den kategori, som virksomheden tilhører pr. dags dato/opgørelsestidspunktet.
Fx hvis virksomheden var en IED-virksomhed (kategori 1) og fik udført et tilsyn og efterfølgende reducerer kapaciteten og bliver en brugerbetalings-bilag 1-virksomhed (kategori 2) tælles tilsynet med i kategori 1 på opgørelsestidspunktet, fordi virksomheden var omfattet af denne kategori, da hændelsen fandt sted. Virksomheden tælles med i kategori 2, hvor den er aktiv.
Virksomheden skifter myndighed
En virksomhed, som skifter myndighed, skal opgøres hos den myndighed, som virksomheden har som myndighed på dags dato/opgørelsestidspunktet.
En virksomheds hændelser (tilsyn, håndhævelse, afgørelser mv.) skal opgøres med den virksomhedsstatus, som virksomheden, har på hændelsestidspunktet.
Virksomheden skal tælles med hos den nye myndighed, som virksomheden er underlagt pr. dags dato/opgørelsestidspunktet. Såfremt der har været en hændelse hos den afgivende/gamle myndighed, skal virksomheden også tælles med hos den afgivende myndighed.
Hvis opgørelsestidspunktet er senere end hændelsestidspunktet, så skal historikken afspejles i opgørelserne.
Eksempel 1
Virksomhed X, virksomhedsgruppe A, kategori 1, myndighed Q
Basistilsyn 3. februar
Skifter 10. september til myndighed R.
Opgørelse per 11. september:
Myndighed Q:
- Et basistilsyn i virksomhedsgruppe A (virksomhed X tæller med)
- En færre aktive virksomheder (virksomhed X tæller ikke med)
- En besøgt virksomhed i forhold til 1. januar til 3. februar (virksomhed X tæller med).
Myndighed R:
- Ingen ekstra basistilsyn i virksomhedsgruppe A (virksomhed X tæller ikke med)
- En ekstra aktiv virksomhed i virksomhedsgruppe A (virksomhed X tæller med)
Eksempel 2
Virksomhed X, virksomhedsgruppe A, kategori 1, myndighed Q
Håndhævelse 3. februar
Skifter 10. september til myndighed R.
Opgørelse per 11. september:
Myndighed Q:
- En håndhævelse i virksomhedsgruppe A (virksomhed X tæller med)
- En færre aktive virksomheder (virksomhed X tæller ikke med)
Myndighed R:
- Ingen ekstra håndhævelse i virksomhedsgruppe A (virksomhed X tæller ikke med)
- En ekstra aktiv virksomhed i virksomhedsgruppe A (virksomhed X tæller med)
Virksomheden bliver inaktiv
En inaktiv virksomhed tæller ikke med, når man opgør antal aktive virksomheder.
Den inaktive virksomheds hændelser (tilsyn, håndhævelser, afgørelser mv.) skal opgøres med den virksomhedsstatus, som virksomheden havde på opgørelsestidspunktet, da man kun laver hændelser på aktive virksomheder.
Hvis der ikke er en hændelse (tilsyn, håndhævelse, afgørelse) skal virksomheden ikke tælles med antal aktive virksomheder.
Virksomheder, som er blevet inaktive, men hvor der har været udført et besøg tælles med ifm. beregning af årsmål.
Virksomheden slettes
Hverken slettede virksomheder eller sager på slettede virksomheder tælles med.
Virksomheder slettes fx pga. fejloprettelse.
NB! Sletning af en virksomhed er forskellig fra at gøre en virksomhed inaktiv.
Virksomheden sammenlægges
Kun den fortsættende virksomhed, skal tælles med, når virksomheder, sammenlægges (fx 3 husdyrbrug under en bedrift, som har samme CVR og P-nummer, lægges sammen således, at der fremover kun er én registrering i stedet for 3). Sager, der er registreret på de underlæggende virksomheder, tælles med på den fortsættende virksomhed.
Herefter kan virksomheden under den fortsættende myndighed følge de generelle forretningsregler.
Er det blevet registreret i DMA?
Hvis du har et fagsystem, vil du typisk kunne se status på overførslen i dit eget fagsystem.
Når du som sagsbehandler har registreret en virksomhed eller et tilsyn i enten fagsystem eller manuelt via Indlæs data i DMA, kan du se status på din indberetning af virksomheden / tilsynet / håndhævelsen etc. i DMA:
- Log på DMA
- Under Indlæs data vælg Status på indberetninger.
- Vælg den myndighed du ønsker at tjekke status for.
- Afgræns en periode.
- Hvis du vil tjekke om din indlæsning er kommet korrekt ind i DMA, skal du sætte flueben i Medtag indberetninger med status OK.
Man kan sortere sine resultater på hvilken som helst kolonne:
Der kan godt være advarsler på en indberetning, selv om den ikke er fejlet. Dette betyder, at der kan være en fejl i det indsendte (fx hvis der mangler et P-nummer).
Er en der fejl i indberetningen, vil status stå med Fejlet. Der kan enten være tale om:
• at du mangler at udfylde noget der er obligatorisk,
• at der er fejl i overførslen fra fagsystem til DMA. Du skal herefter kontakte din fagsystemsleverandør (fx at Etableret dato er nyere end Tilsynsdato, se eventuelt opslag om Aktiv/Inaktiv),
• at DMA ikke kan håndtere indlæsningsdata. Du skal derfor gensende data (dit fagsystem gensender automatisk), fordi en service har været nede.
Hvis dette ikke virker, så skyldes det en systemfejl, og du skal kontakte DMA: Obfuscated Email eller supporten: 7254 4000.
Ændring af status på en afgørelse
Ifølge miljøtilsynsbekendtgørelsen skal godkendelses- og tilsynsmyndigheden offentliggøre konklusionen/statusskift på afgørelser og håndhævelser.
For de kommuner, der har et fagsystem, som er integreret med DMA, vil en statusændring i fagsystemet (fx ændring af en håndhævelse fra at være Meddelt til at være Efterkommet) ske automatisk, idet statusopdateringen i fagsystemet skubbes over i DMA og fremgår heraf.
De kommuner, som manuelt har indlæst en håndhævelse, skal selv ind og manuelt skifte status:
- Log på DMA.
- Find den virksomhed, som håndhævelsen vedrører og gå hen til virksomhedens side.
- Vælg Vis ud for håndhævelsen.
- Kopier fagsystemsnøglen.
- Vælg Indlæs data –> Håndhævelse på forsiden.
- Find virksomheden.
- Vælg Søg.
- Slet den foreslåede fagsystemsnøgle.
- Indsæt din kopierede fagsystemsnøgle fra din allerede registrerede håndhævelse (fra trin 3).
- Vælg Forudfyld fra eksisterende sag.
- Vælg ny Håndhævelsesstatus.
- Vælg Gem.
Herefter er status ændret.
Ændring af virksomhedsdata
Her er det beskrevet, hvordan du ændrer stamdata på en allerede registreret virksomhed, som ændrer ejerforhold, aktiviteter (listepunkt) mv.
For de kommuner, som har et fagsystem, som er integreret med DMA, vil ændringer i virksomhedens grunddata i fagsystemet (fx ændrer et CVR-nummer) ske automatisk, idet det nye CVR-nummer skubbes fra fagsystemet over i DMA og vil fremgå heraf.
De kommuner, som manuelt har indlæst en virksomhed, skal selv ind og manuelt ændre CVR-nummer osv.
- Log på DMA.
- Find den virksomhed, som skal have ændret grunddata:
- Gå til forsiden og Indlæs data –> Virksomhed.
- Find virksomheden.
- Vælg Søg.
- Vælg din virksomhed.
- Foretag de ændringer du ønsker.
NB! Hvis du sletter data eller du lader blanke felter stå i skabelonen, vil disse blanke felter erstatte eventuelle tidligere indtastede data.
- Vælg Gem.
Under Indlæs data findes der vejledninger til alle indlæsninger:
NB! Du kan selvfølgelig kun ændre virksomhedsdata for de virksomheder, du er myndighed for.