Direktionssekretær

Trine Bergholtz Friis, direktionssekretær i Miljøstyrelsen, fortæller om sit arbejde med at kvalitetssikre de miljøsager, som går til departementet.

I Nationens tjeneste

At være direktionssekretær i Miljøstyrelsen er et spændende job. Du ser det hele og får en kæmpe indsigt i, hvad Miljøstyrelsen arbejder med. Den ene dag kommer der en fagmedarbejder op med den kommende havplan, næste dag handler det om pesticider og den tredje dag om udsætning af Judasmårhund. Jeg kan godt lide at have fingeren på pulsen. Man ved, hvad der rører sig i ministeriet – lige her og nu – og kan holde øje med det, fordi vi bliver bedt om faglige indlæg på mange forskellige miljø-sager, som skal sendes ind til departementet.

Det er som en gammeldags telefoncentral, hvor man forbinder linjer. Hvem skal tale med hvem nu? Det er en fed rolle, hvor man taler med direktører, kontorchefer, funktionsledere og fagmedarbejdere, som er utroligt  kompetente indenfor hver deres område. Man får mulighed for at se det hele fra et andet perspektiv. Med deres briller. Det handler om at sikre et godt flow af de sager, vi har. Jeg skal være en god ressource for enhederne og for direktionen. Det er en dobbeltrolle. Man skal være god til at tale med mennesker. Være god til at prioritere, for alt er jo vigtigt, men noget er selvfølgelig vigtigere end andet. Være god til at stille skarpt og håndtere mange parallelle processer på en gang – det er sjældent lineært i dette job – hvor der kommer bidrag i sidste øjeblik.

Der er også et vigtigt element i arbejdet, som handler om konstant at optimere Miljøstyrelsens sagshåndtering. Udvikling af et driftsområde. Det sker gennem ensretning af procedurer, sags-statistik, oplæring i systemer og processer og udbedring af værktøjer. Man kan ofte hurtigt se effekten af den eller de løsninger, der er indarbejdet. Det er jo meget fedt. Så man skal være meget løsningsorienteret - uanset om det er noget teknik eller processer, der skal forbedres.

Man skal også være interesseret i det, man læser! Som direktionssekretær kvalitetssikrer vi bidragene. Det skal være professionelt, det vi kommer med: Vi kigger på grammatikken, er det for indforstået, skal de faglige bidrag foldes mere ud, holder den objektive, faglige linje. Har bidragene været omkring vandforsyning, pesticider, er det koordineret med en jurist. Der er mange ting, der skal klappes af før afsendelse!

Jeg bliver ekstra glad, når jeg får et rigtig godt notat i hånden, som er fagligt skarpt og velformuleret. Jeg ved, at det er et væsentligt bidrag til for eksempel en redegørelse eller en besvarelse fra ministeren. Det notat er jo resultatet af mange menneskers samarbejde og faglighed, og så løfter det hele sig ligesom. Så har det været en god dag, og det er de fleste.

Fakta om Miljøstyrelsens direktionssekretariat

Direktions- og kommunikationssekretariatet er en slags maskinrum i Miljøstyrelsen. Direktionssekretærerne står for håndteringen af de sager, der udarbejdes af husets fagkontorer, og som skal godkendes af direktionen og eventuelt sendes videre til departementet. Det indebærer kvalitetssikring af sagerne, hjælp til enhedernes overblik over - og overholdelse af - frister for sagerne samt ekspedition af sagerne til modtagere i departementet eller andre steder. Sekretariatet servicerer også husets direktion med tilrettelæggelse af møder internt og eksternt, og sekretariatet har herudover ansvar for presseaktiviteter, hjemmeside samt service til borgere og interessenter via miljøinformationen.