Spørgsmål og svar om Digital MiljøAdministration

Adgang som godkendelses- eller tilsynsmyndighed

Myndigheder logger på DMA via Danmarks Miljøportal, DMP. Når sagsbehandleren er logget på DMP fås adgang til at bruge en række funktioner, f.eks. indlæse data, kvalitetstjekke tilsynsindberetning m.m., som den anonyme bruger (dvs. den person som ikke er logget ind) ikke har adgang til: 

Adgang via Danmarks MiljøPortal, DMP

Alle kommuner har en tilslutningsaftale med DMP. Myndighedens sagsbehandlere skal oprettes som brugere i Miljøportalens brugerstyring, så de kan få adgang til DMA.

Hjælp til logon via DMP fås hos Danmarks Miljøportal:

Helpcenter: https://danmarksmiljoeportal.zendesk.com/hc/da

tlf. +45 72 54 64 64

Hvilke rettigheder har den enkelte bruger i DMA?

Brugerstyringen på DMP benytter såkaldte ”roller” til at styre, hvilke brugere der må bruge hvilke værktøjer. Den lokale it-administrator i myndigheden skal tildele én af følgende roller til sagsbehandlere, der ønsker at benytte DMA:

Du kan få hjælp til at finde ud af hvike roller du er tildelt via dette link: https://administration.miljoeportal.dk/identifyclaimapp/

To muligheder for bruger- og rettighedsstyring

It-afdelingen skal give de relevante sagsbehandlere adgang til DMA via DMP. Alle kommuner har i forvejen en tilslutningsaftale med Danmarks Miljøportal. Det vil typisk være Teknik- og Miljøforvaltningens it-administrator for Danmarks Miljøportal, som administrerer adgange til DMA. I de fleste kommuner, er det den itansvarlige eller it-afdelingen, som skal sørge for at de relevante sagsbehandlere, der arbejder med tilsyn og godkendelser på miljøområdet, bliver oprettet på den rigtige måde. 

Hvornår er en virksomhed/husdyrbrug aktiv eller inaktiv?

I DMA angives, om virksomheden er ”Aktiv” eller ”Inaktiv” i statusfeltet.

”Aktiv” betyder, at der føres tilsyn på virksomheden. Denne status har ikke noget med virksomhedens status i CVR-regi at gøre. Eksempelvis kan en virksomhed godt være ophørt i CVR-regi, men omfattet af regelmæssigt tilsyn. For eksempel vil et deponi, hvor der stadig føres tilsyn med udsivning af perkolat, selvom det er nedlukket, og står registreret som ”ophørt” i CVR-registreret, være angivet til ”Aktiv” i statusfeltet i DMA .

”Inaktiv” betyder , at der skal ikke længere føres tilsyn på virksomheden.

Indlæsning af sager, hvor jeg får at vide, at jeg ikke er myndighed

Som sagsbehandler kan du opleve, at du ikke får adgang til at indlæse et tilsyn, en håndhævelse eller en afgørelse på en virksomhed, selvom din kommune er ressortansvarlig myndighed.

Hvis du registrerer dine data i et fagsystem, kan det skyldes, at virksomheden i dit fagsystem er registreret med en ”Etableret dato”/ ”CreatedDate”/ ”Startdato”, som er sat til  en senere  dato, end den dato hvor du vil indlæse en sag (eks. et tilsyn, som har en hændelsesdato, eks. 7/2-2017, som ligger før ”Etableret dato”, eks. 1/3-2017). Det kan skyldes at fagsystemet først er implementeret i kommunen den 1/3, og alle virksomheders/husdyrbrug derfor har angivet ”Etableret dato” til denne dato. Du skal her tage fat på din fagsystemsleverandør, og få udredt dette (eks. få ændret ”CreatedDate” til virksomhedens rigtige etableringsdato).

Hvordan undersøger jeg, om virksomheder/husdyrbrug fremgår med forkert adresse og myndighed?

Du bør undersøge, om din kommune ved en fejl er angivet som myndighed for virksomheder/landbrug beliggende i andre kommuner. Det gør du på følgende måde:

1. Søg på alle kommuner, undtaget din egen kommune (fjern gerne flueben i ”indenfor kortudsnit”)

2. Indtast herefter din kommune som myndighed.

3. Tryk på ”Søg”.

I eksemplet giver søgningen 5 resultater for virksomheder, som er angivet med Billund kommune som myndighed, men som er beliggende i andre kommuner. Dette er muligvis en fejl. Det kan også skyldes, at virksomhedens adresse er angivet på CVR-nummerets (ejers) adresse, som ikke nødvendigvis er beliggende i Billund. I så fald bør adressen ændres til virksomhedens/landbrugets adresse.

Du kan også undersøge, om en virksomhed/landbrug er stedfæstet forkert, ved at søge på virksomheder/landbrug i egen kommune, og herefter sortere resultaterne efter myndighedskommune (dette gøres ved at trykke på fanen ”Myndighed”).

Hvordan rettes myndighed på virksomhed/landbrug?

Hvis en anden kommune fejlagtigt er registreret som myndighed for en virksomhed/landbrug beliggende i din kommune, kan fejlen skyldes følgende:

1)        Der er brugt et CVR-nummer (og ikke et p-nr), og virksomheden er stedfæstet og geografisk placeret efter dette CVR-nummerets beliggenhed

2)        Der er delt myndighed (f.eks. hvis MST Virksomheder også er myndighed). Her vil virksomheden typisk være oprettet to gange, med hver sin myndighed).

3)        For husdyrbrug kan problemet skyldes, at er der særlige udfordringer, fordi der oftest er flere husdyrbrug (som kan være beliggende i flere forskellige kommuner) knyttet til en bedrift, hvis CVR-nummer man udelukkende benytter.

En myndighed kan kun rette i ”egne data” – dvs. de virksomheder, som den er myndighed for. Du kan altså ikke rette data for virksomheder, hvor andre kommuner er registreret som myndighed .

Hvis du oplever, at en virksomhed, som er beliggende i din kommune, er registreret med en forkert myndighed, så skal du tage kontakt til den pågældende kommune og bede dem rette data. De kan f.eks. rette data ved at slette virksomheden manuelt. Herefter kan du indlæse virksomheden fra dit fagsystem eller manuelt i DMA’en.

Jeg kan ikke fremsøge mine virksomheder/husdyrbrug

Hvis en virksomhed ikke kan fremsøges på kortudsnit, så skyldes det typisk, at den overførte adresse eller matrikelnummer ikke er valid. Det kan f.eks. komme til udtryk ved, at der i DMA ikke fremgår en beliggenhedskommune for virksomheden eller at adressen ikke kan slås op i Kortforsyningen. Virksomheden kan som regel fremsøges i listen ( Se liste /se kort) over resultater, hvis fluebenet fjernes i feltet ”indenfor kortudsnit”:

En sådan fejl kan skyldes at den angivne adresse ikke er valid , f.eks. hvis en adresse er angivet som Ellebjergvej 4 A , men i virkeligheden er Ellebjergvej 4. Hos kortforsyningen kan du undersøge adressens validitet ved at søge på vejnavn og –nummer- 

Når fejlen er fundet, skal virksomhedens adresse rettes i fagsystemet og genindlæses til DMA. Bemærk at du godt kan genindlæse stamdata, ude skulle genindlæse afgørelser og tilsyn m.m. på virksomheden.

Alternativt kan virksomheden stedfæstes direkte i DMA. Det gør du under menuen ”Indlæs data” – ”Virksomhed”:

Bemærk at Off-shore virksomheder beliggende på havet ikke kan fremsøges på kortudsnit, men kun på listen ( "Udenfor kortudsnit" ).

Hvordan kan jeg se om DMA er nede, kører langsommere pga. eksterne services eller lignende?

Du kan se driftsstatus på DMA nederst på siden under ”Om Digital MiljøAdministration – DMA”

Her kan du se om f.eks. kortforsyningen er nede, samt om de seneste driftsforstyrrelser. 

Når du under "Driftsstatus" klikker på ”Tweets af DMA drifts”, ser du de seneste driftsmeddelelser, samt varsel om kommende releases m.m:

Hvorfor kan man finde den samme virksomhed eller husdyrbrug beliggende på den samme adresse flere gange?

Eksemplerne er taget fra DMA, og kan meget vel være korrekt registreret eller fejl som er rettet efterfølgende (før dette Spørgsmål & Svar er blevet udarbejdet). Eksemplerne medtages udelukkende for forståelsens skyld, og ikke for at eksponere nogen virksomheder eller myndigheder!

Hvis man i DMA finder dubletter eller tripletter af den samme virksomhed eller husdyrbrug kan der være flere forskellige grunde:

1. Husdyrbrug – Samme CVR/P-nr: F.eks. kan husdyrbruget været registreret med samme CVR- og P-nr, og i fagsystemet være korrekt placeret på to forskellige lokationer (adresser). I forbindelse med overførsel til DMA bruges CVR eller P-nummer opslag, og husdyrbrugene vil derfor blive placeret på samme lokation, fordi CVR eller P-nummeret er det samme.

   Løsning: Tal med din fagsystemsleverandør om hvordan data overføres, så korrekte CVR- og P-nr overføres samt den beliggenhed, som er registreret i fagsystemet for det pågældende husdyrbrug benyttes.

2. Husdyrbrug – Samme CVR/P-nr – men bedriften har flere forskellige husdyrbrug: Da mange husdyrbrug er af ældre dato, og før introduktionen af P-nr (i 2000), kan der forekomme husdyrbrug med samme CVR og samme beliggenhed jf. CVR-registreret – og således også være registreret med samme lokation (adresse) i fagsystemet, selvom bedriftens forskellige husdyrbrug er beliggende flere forskellige steder.

   Løsning: Her kan du vælge at rette beliggenhedsdata for det enkelte husdyrbrug, eller lade data stå uændret (så det følger CVR-registret).

3. Husdyrbrug – flere tilladelser/godkendelser: F.eks. kan husdyrbruget fejlagtigt være registreret to/flere gange, fordi husdyrbruget har to/flere tilladelser/godkendelser (eks.- en §10 og en §11-tilladelse samt en husdyrgodkendelse jf. §12) og man som myndighed har oprettet husdyrbruget to gange: en for hver tilladelsestype.

   Løsning: Hvis der er tale om, at husdyrbruget både har en § 10 og en §11 tilladelse, skal det fremgå af husdyrbruget som hoved- og biaktivitet. Den ”overskydende” virksomhed skal herefter slettes (ellers tælles virksomheden dobbelt i forbindelse med det årlige tilsynsmål (antal besøgte virksomheder divideret med antal aktive virksomheder fordelt kategori 1 eller 2).

   Løsning: Hvis der er registreret sager på begge husdyrbrug, skal der laves en ”Sammenlægning”, se nedenfor.

4. Virksomheder – intet P-nr registreret: Eks. hvis en virksomhed har to forskellige produktionssteder, hvor man ikke har registreret P-nr., men blot bruger moderselskabets lokation (adresse). Selvom de to produktionssteder er beliggende på to forskellige adresser, kan fagsystemet I forbindelse med overførsel til DMA bruge CVR opslag, og virksomheden vil blive placeret på samme lokation fordi CVR-nummeret ligger til grund.

   Løsning: Tilføj P-nr på virksomheden og genoverfør data til DMA eller tal med din fagsystemsleverandør om hvordan data overføres, så korrekt CVR-nr overføres samt den lokation/beliggenhed, som er registreret i fagsystemet, benyttes.

5. Virksomhed eller husdyrbrug er dobbelt registreret i fagsystem: F.eks. har to forskellige sagsbehandlere oprettet virksomheden eller husdyrbruget i fagsystemet, hvorved den ligger dobbelt i fagsystemet.

   Løsning: Dubletten skal slettes – se nedenfor. Hvis der ikke ligger sager på nogen af virksomhederne, slettes den ene (både i fagsystem og i DMA). Hvis der ligger sager på begge virksomheder, skal virksomhederne lægges sammen i fagsystem (sagerne skal flyttes sammen på en virksomhed/husdyrbrug i fagsystemet). Herefter skal virksomhederne også lægges sammen i DMA (se ”Sammenlægninger”) – idet tilsynsindberetningen ellers vil tælle begge virksomheder med, og det årlige tilsynsmål blive sværere at nå.

Sletning eller sammenlægning af dubletter

Hvis dubletten ikke indeholder sager kan den slettes, da der ikke er behov for sammenlægning. Den virksomhed, som har sagerne skal fortsætte (med mindre den er manuelt oprettet, og dit fagsystem ikke benytter samme fagsystemsnøgle) Se nedenfor

Hvis der ligger sager (tilsyn, håndhævelser eller afgørelser) på begge dubletter, skal de sammenlægges. Hermed flyttes sager fra den "underlagte" virksomhed/husdyrbrug til den "fortsættende". Se nedenfor. Den underlagte virksomhed vil ikke længere fremgå af DMA.

Slette dubletten

Godkendelses- og tilsynsmyndigheden skal selv slette virksomheden/husdyrbruget, hvis der ikke ligger sager på den. Miljøstyrelsen har ikke rettigheder til at slette.

Når du vil slette en virksomhed skal du være logget på DMA. I DMA ligger der en vejledning til hvordan du kan slette en virksomhed:

Du sletter en virksomhed/husdyrbrug, når du står i "Vis virksomhed":

Sammenlægning

Det er Miljøstyrelsen, som kan sammenlægge to virksomheder, som forekommer i dubletter. Du skal udfylde en tabel, hvori det tydeligt fremgår hvilken virksomhed, som skal fortsætte (”Fortsættende virksomhed”) og hvilken som skal underlægges:

Skabelonen til sammenlægning findes her.

Via forskellige værdier, f.eks. fagsystemsnøglen, kan Miljøstyrelsen holde styr på hvilken virksomhed, der skal fortsætte og hvilke der skal underlægges.

Når dubletter sammenlægges ser det ud som følger: 

Den som fortsætter, og den som ”underlægges” (dvs. den som ikke længere vil vises i DMA, og som heller ikke tælles med i tilsynsindberetningen). Bemærk aktørnummer, som angiver, hvilken der er fortsættende og hvilken der underlægges.

Når Miljøstyrelsen har sammenlagt AL Emballage vil alle de sager, som lå på AL Emballage A/S med aktørnummer 201-201-E52-00006, blive overført til den ”Fortsættende aktør” og ikke længere kunne ses i DMA.

Hvordan registreres mine tilsyn, når virksomheden skifter virksomhedsgruppe, bliver inaktiv eller overgår til en anden myndighed?

Når en myndighed registrerer en hændelse for en virksomhed (f.eks. et tilsyn, en håndhævelse eller en afgørelse) , og virksomheden efterfølgende skifter status eller ændrer aktivitet, og dermed måske virksomhedsgruppe (jf. miljøtilsynsbekendtgørelsens bilag 3), myndighed (fordi kapacitet stiger/falder og dermed overgår til nyt listepunkt) eller bliver inaktiv, beskriver nedenstående tabel de forskellige scenarier:

Hvorfor passer min tilsynsindberetning for 2016 ikke, og hvordan finder jeg dobbeltregistreringer af mine husdyrbrug?

Gengivelse af hyrdebrev, som blev udsendt af Miljøstyrelsen til alle kommuner den 7/4-2017:

I forbindelse med tilsynsindberetningen for tilsynsåret 2016, blev det konstateret, at der var fejl i registreringerne i enkelte kommuners datagrundlag på husdyrområdet, som til dels skyldtes en fejlmapning lavet af Geokon, dels dobbeltregistreringer af husdyrbrug:  

Fejlmapning

Husdyrbrug uden godkendelse eller tilladelse, skal i henhold til tilsynsbekendtgørelsens bilag 3, registreres, under felt 11 – ”husdyrbrug, som ikke er omfattet af felterne 2-4 og 7, men som udgør et husdyrbrug over 3 dyreenheder”, med en tilsynsfrekvens hvert 6. år.

Fagsystemet GeoEnviron foretager imidlertid en automatisk mapning af disse husdyrbrug under felt 7, med en tilsynsfrekvens hvert 3. år. Denne forkerte registrering i fagsystemet, skubbes over i DMA, som derfor udstiller, et fejlagtigt billede af, hvorvidt kommunerne opfylder deres tilsynsmål. 

Geokon  er i gang med at tilrette denne automatiske registrering (marts 2017) .

Dobbeltregistrering

Ved søgning i kommunernes data i DMA , viser det sig at mange kommuner i deres fagsystem har registreret op til flere forskellige husdyrbrug på den samme ejendom og på den samme adresse, med henholdsvis:

•        Ens CVR numre og ens P-numre,
•         Ens CVR numre – men uden P- numre, men  med forskellige CHR numre
•        Ens CVR numre helt uden CHR numre osv.
  

DMA udstiller kun de miljødata, som kommunerne afgiver til DMA, og det ser ud til, at der i nogle kommuner er registreret mange dubletter. Det kan skyldes, at der i fagsystemet er registreret det samme CVR nummer, men med eks. 3 forskellige adresser. Når husdyrbruget overføres til DMA, bruges CVR-opslag, og de 3 husdyrbrug med hver sin adresse, får samme adresse pga. opslag i CVR registret (ved brug af samme CVR nummer).

Miljøstyrelsen gør i denne forbindelse opmærksom på, at én ejendom kun kan have registeret én tilladelse eller godkendelse. Øvrige tilladelser og godkendelser kan registreres som tillæg.

Klik her for at få vejledning til at finde dobbeltregistreringer.

Kan jeg selv tilpasse skabelonerne i ”Indlæs data”?

For nogle af sagstyperne i ”Indlæs data” ligger der skabeloner til brug for offentliggørelse af sagstypen i DMA, så du kan spare tid på at skrive teaser og brødtekst. Der er lavet skabeloner for udvalgte sager, hvor der er lavet en standardtekst, som kan genbruges: Tilsyn, Håndhævelse (påbud) samt Afgørelser (miljøgodkendelse, revurdering, ”ikke-godkendelsespligt”).

Du kan til enhver tid redigere i "Teaser" og "Brødtekst" ved at stille dig i tekstboksen og slette/tilføje tekst. 

Der, hvor der er flere skabeloner, vælger du via drop-down:

Hvis en kommune ønsker sine egne skræddersyede skabeloner i DMA, som popper up, når man er logget på som sagsbehandler, koster det 10-15.000 kr. at få lagt på – afhængigt af antal skabeloner. DMA-leverandøren skal lægge skabelonen på centralt i DMA og sikre at skabelonen kun kommer op, når den specifikke kommunes sagsbehandlere logger på.

Ønskes dette, kontakt:

Hvordan kan jeg se om en virksomhed, et tilsyn eller en håndhævelse er blevet registreret i DMA?

Hvis du har et fagsystem, vil du typisk kunne se status på overførslen i dit eget fagsystem.

Når du som sagsbehandler har registreret en virksomhed eller et tilsyn i enten fagsystem eller manuelt via ”Indlæs data” i DMA, kan du se status på din indberetning af virksomheden eller tilsynet (eller håndhævelsen, miljøtilsynsplanen, afgørelsen osv.) i DMA:

1)      Log på DMA

2)       På forsiden under ”Indlæs data” vælges ”Status på indberetninger”

3)       Vælg den myndighed du ønsker at tjekke status for samt afgræns en periode.

4)       Hvis du vil tjekke om din indlæsning er kommet korrekt ind i DMA, skal du sætte flueben i ”Medtag indberetninger med status OK".

Er en der fejl i indberetningen, vil status stå med ”fejlet”. Der kan enten være tale om:

• at der er fejl i overførslen fra fagsystem til DMA. Du skal herefter kontakte din fagsystemsleverandør (eks. at ”Etableret dato” er nyere end ”Tilsynsdato”, se eventuelt opslag om Aktiv/Inaktiv).
• at DMA ikke kan håndtere indlæsningsdata. Du skal derfor gensende data (dit fagsystem gensender automatisk), fordi en service har været nede (se eks. nedenstående fejl, hvor kortforsyningen har været nede. 

Hvis dette ikke virker, så skyldes det en systemfejl, og du skal kontakte DMA:   eller supporten: 7254 4000.

Hvordan ændrer jeg status på en afgørelse?

Ifølge miljøtilsynsbekendtgørelsen skal godkendelses- og tilsynsmyndigheden offentliggøre konklusionen/statusskift på afgørelser og håndhævelser.

For de kommuner, som har et fagsystem, som er integreret med DMA, vil en statusændring i fagsystemet  (f.eks. ændring af en håndhævelse fra at være ”Meddelt” til at være ”Efterkommet”) ske automatisk, idet statusopdateringen i fagsystemet skubbes over i DMA og fremgår heraf.

De kommuner, som manuelt har indlæst en håndhævelse, skal selv ind og manuelt skifte status:

1)      Log på DMA

2)      Find den virksomhed, som håndhævelsen vedrører, og gå ind på håndhævelsen:

3)      Kopier fagsystemsnøglen

4)      Gå til Forsiden og ”Indlæs data” – Håndhævelse

5)      Find virksomheden – og tryk ”Søg”

6)      Slet den foreslåede fagsystemsnøgle – og indsæt din kopierede fagsystemsnøgle fra din allerede registrerede håndhævelse (trin 3)

7)      Klik på ”Forudfyld fra eksisterende sag”

8)      Vælg ny ”Håndhævelsesstatus” og ”Gem”. Herefter er status ændret.

Hvordan ændrer jeg virksomhedsdata på en eksisterende virksomhed?

Her er det beskrevet, hvordan du ændrer stamdata på en allerede registreret virksomhed, som ændrer ejerforhold, aktiviteter (listepunkt) mv.

For de kommuner, som har et fagsystem, som er integreret med DMA, vil ændringer i virksomhedens grunddata i fagsystemet  (eks. ændrer et CVR-nummer) ske automatisk, idet det nye CVR-nummer skubbes fra fagsystemet over i DMA og vil fremgå heraf.

De kommuner, som manuelt har indlæst en virksomhed, skal selv ind og manuelt ændre CVR-nummer osvv.

1) Log på DMA.

2) Find den virksomhed, som skal have ændret grunddata:

3) Gå til Forsiden og ”Indlæs data” – Virksomhed.

4) Find virksomheden – og tryk ”Søg” – og ”Vælg” din virksomhed.

5) Herefter vil stamdata for din virksomhed blive vist, og du kan nu foretage de ændringer du ønsker.

Bemærk, hvis du sletter data eller du lader blanke felter stå i skabelonen, vil disse blanke felter erstatte eventuelle tidligere indtastede data.

6) ”Gem”.

Se også ”Indlæs data” hvor du kan finde vejledninger til alle indlæsninger:

BEMÆRK: Du kan selvfølgelig kun ændre virksomhedsdata for de virksomheder, du er myndighed for.