Spørgsmål og svar om Digital MiljøAdministration for sagsbehandlere

Her kan du finde svar på en række af de mest almindelige spørgsmål om DMA, når du som myndighed afgiver oplysninger til miljøstyrelsen via DMA.

Svarene kan bruges som supplement til de vejledninger, der er i DMA om indlæsning af data.

Adgang som godkendelses- eller tilsynsmyndighed

Myndigheder logger på DMA via Danmarks Miljøportal, DMP. Når sagsbehandleren er logget på DMP fås adgang til at bruge en række funktioner, f.eks. indlæse data, kvalitetstjekke tilsynsindberetning m.m., som den anonyme bruger (dvs. den person som ikke er logget ind) ikke har adgang til: 

Digital Miljø Administration forside

Adgang via Danmarks MiljøPortal, DMP

Alle kommuner har en tilslutningsaftale med DMP. Myndighedens sagsbehandlere skal oprettes som brugere i Miljøportalens brugerstyring, så de kan få adgang til DMA.

Hjælp til login via DMP fås hos Danmarks Miljøportal:

Helpcenter: https://danmarksmiljoeportal.zendesk.com/hc/da

Obfuscated Email  

tlf. +45 72 54 64 64

 

Hvilke rettigheder har den enkelte bruger i DMA?

Brugerstyringen på DMP benytter såkaldte ”roller” til at styre, hvilke brugere der må bruge hvilke værktøjer. Den lokale it-administrator i myndigheden skal tildele én af følgende roller til sagsbehandlere, der ønsker at benytte DMA:

Rollenavn

Beskrivelse

miljoe_dma_sagsbehandler

Denne rolle tildeles sagsbehandlere i kommuner og

hos Miljøstyrelsen, som arbejder med tilsyn og

godkendelser på miljøområdet.

miljoe_dma_seveso

Denne rolle tildeles sagsbehandlere i kommuner og

hos Miljøstyrelsen, som arbejder med tilsyn og

godkendelser på miljøområdet samt med Seveso

aktiviteter (risiko-virksomheder).

miljoe_dma_prtr_sagsbehandler

Denne rolle tildeles sagsbehandlere i kommuner og

hos Miljøstyrelsen, som arbejder med verificering og

godkendelse af de årlige PRTR og LCP indberetninger.

Du kan få hjælp til at finde ud af hvilke roller du er tildelt via dette link: https://administration.miljoeportal.dk/identifyclaimapp/

To muligheder for bruger- og rettighedsstyring

It-afdelingen skal give de relevante sagsbehandlere adgang til DMA via DMP. Alle kommuner har i forvejen en tilslutningsaftale med Danmarks Miljøportal. Det vil typisk være Teknik- og Miljøforvaltningens it-administrator for Danmarks Miljøportal, som administrerer adgange til DMA. I de fleste kommuner, er det den itansvarlige eller it-afdelingen, som skal sørge for at de relevante sagsbehandlere, der arbejder med tilsyn og godkendelser på miljøområdet, bliver oprettet på den rigtige måde. 

 

Hvornår er en virksomhed/husdyrbrug aktiv eller inaktiv?

I DMA angives, om virksomheden er ”Aktiv” eller ”Inaktiv” i statusfeltet.

Aktiv/inaktiv virksomhed/husdyrbrug

”Aktiv” betyder, at der føres tilsyn på virksomheden. Denne status har ikke noget med virksomhedens status i CVR-regi at gøre. Eksempelvis kan en virksomhed godt være ophørt i CVR-regi, men omfattet af regelmæssigt tilsyn. For eksempel vil et deponi, hvor der stadig føres tilsyn med udsivning af perkolat, selvom det er nedlukket, og står registreret som ”ophørt” i CVR-registreret, være angivet til ”Aktiv” i statusfeltet i DMA .

”Inaktiv” betyder , at der skal ikke længere føres tilsyn på virksomheden.

Indlæsning af sager, hvor jeg får at vide, at jeg ikke er myndighed

Som sagsbehandler kan du opleve, at du ikke får adgang til at indlæse et tilsyn, en håndhævelse eller en afgørelse på en virksomhed, selvom din kommune er ressortansvarlig myndighed.

Hvis du registrerer dine data i et fagsystem, kan det skyldes, at virksomheden i dit fagsystem er registreret med en ”Etableret dato”/ ”CreatedDate”/ ”Startdato”, som er sat til  en senere  dato, end den dato hvor du vil indlæse en sag (eks. et tilsyn, som har en hændelsesdato, eks. 7/2-2017, som ligger før ”Etableret dato”, eks. 1/3-2017). Det kan skyldes at fagsystemet først er implementeret i kommunen den 1/3, og alle virksomheders/husdyrbrug derfor har angivet ”Etableret dato” til denne dato. Du skal her tage fat på din fagsystemsleverandør, og få udredt dette (eks. få ændret ”CreatedDate” til virksomhedens rigtige etableringsdato).

Hvordan undersøger jeg, om virksomheder fremgår med forkert adresse eller myndighed?

Du bør undersøge, om din kommune ved en fejl er angivet som myndighed for virksomheder beliggende i andre kommuner. Det gør du på følgende måde:

1. Søg på alle kommuner under "Beliggenhed"/"Kommuner", undtaget din egen kommune (fjern flueben i ”indenfor kortudsnit”)

2. Indtast herefter din kommune under "Myndighed"/"Myndighedens navn".

3. Tryk på ”Søg”, og vælg fanen "Se liste".

 

Datakvalitet - adresse og myndighed

I det gamle eksempel ovenfor giver søgningen 5 resultater for virksomheder, som er angivet med Billund Kommune som myndighed, men med en adresse i en anden kommune. Det kan skyldes en fejlregistrering, fx at virksomhedens adresse er angivet på CVR-nummerets (ejers) adresse, som ikke nødvendigvis er beliggende i Billund. I så fald skal adressen ændres til virksomhedens beliggenhedsadresse.

 

Billedet viser kolonnen Myndighed.

 

Du kan også undersøge, om en anden kommune ved en fejl har registreret virksomheder med adresse i din kommune. Det gør du på følgende måde

1. Søg på din kommuner under "Beliggenhed"/"Kommuner" (fjern flueben i ”indenfor kortudsnit”)

2. Tryk på ”Søg”, og vælg fanen "Se liste", og sorter herefter resultaterne efter myndighedskommune (dette gøres ved at trykke på fanen ”Myndighed” under "Se liste").

I eksemplet giver søgningen 12 resultater for virksomheder, som er angivet med en anden kommune end Billund Kommune som myndighed, men med en adresse i Billund Kommune. Vær opmærksom på, at listen også vil indeholde de virksomheder, hvor Miljøstyrelsen er myndighed.

 

Hvis en anden kommune fejlagtigt har registreret en virksomhed med en adresse i din kommune, kan fejlen fx skyldes følgende:

1)        Virksomheden er stedfæstet og geografisk placeret efter virksomhedens CVR-nummer i stedet for efter p-nummeret.

2)        Et husdyrbrug, der kan have besætninger fordelt over 2 kommuner, er registreret på flere postadresser. Et husdyrbrug skal registreres på den adresse, som er knyttet til husdyrbrugets ejendomsnummer.

En myndighed kan kun rette i ”egne data” – dvs. de virksomheder, som den er myndighed for. Du kan altså ikke rette data for virksomheder, hvor andre kommuner er registreret som myndighed.

Hvis du oplever, at en virksomhed, som er beliggende i din kommune, er registreret med en forkert myndighed, så skal du tage kontakt til den pågældende kommune og bede dem rette data. De kan fx rette data ved at angive den korrekte adresse i deres kommune. 

Jeg kan ikke fremsøge mine virksomheder

Hvis en virksomhed ikke kan fremsøges, så skyldes det typisk, at den overførte adresse eller matrikelnummer ikke er valid. Det kan fx komme til udtryk ved, at der i DMA ikke fremgår en beliggenhedskommune for virksomheden eller at adressen ikke kan slås op i DAR (Danmarks Adresseregister). Virksomheden kan som regel fremsøges i listen ( Se liste /se kort) over resultater, hvis fluebenet fjernes i feltet ”indenfor kortudsnit”:

 

Billedet viser en guide til, hvis en virksomhed ikke kan fremsøges vis kortudsnit.

En sådan fejl kan skyldes at den angivne adresse ikke er valid fx hvis en adresse er angivet som Ellebjergvej 4 A , men i virkeligheden er Ellebjergvej 4. Hos DAR kan du undersøge adressens validitet ved at søge på vejnavn og –nummer. 

Når fejlen er fundet, skal virksomhedens adresse rettes i fagsystemet og genindlæses til DMA. Bemærk at du godt kan genindlæse stamdata, uden at skulle genindlæse afgørelser og tilsyn m.m. på virksomheden.

Alternativt kan virksomheden stedfæstes direkte i DMA. Det gør du under menuen ”Indlæs data” – ”Virksomhed”:

Billedet viser hvordan virksomheden kan stedfæstes direkte i DMA.

Bemærk at Off-shore virksomheder beliggende på havet ikke kan fremsøges på kortudsnit, men kun på listen ( "Udenfor kortudsnit" ).

Hvordan kan jeg se om DMA er nede, kører langsommere pga. eksterne services eller lignende?

Du kan se driftsstatus på DMA nederst på siden under ”Om Digital MiljøAdministration – DMA”

Driftsstatus DMA

Her kan du fx se om adgangen til DAR (Danmarks Adresseregister) er afbrudt, samt om de seneste driftsforstyrrelser. 

Når du under "Driftsstatus" klikker på ”Tweets af DMA drifts”, ser du de seneste driftsmeddelelser, samt varsel om kommende releases m.m:

Billedet viser "Tweets af DMA drifts", hvor du kan se de seneste driftsmeddelelser.

 

Hvad gør jeg, hvis en virksomhed fejlagtigt er registreret mere end én gang?

Dubletter i DMA

Eksemplerne er taget fra DMA, og kan meget vel være korrekt registreret eller fejl som er rettet efterfølgende (før dette Spørgsmål & Svar er blevet udarbejdet). Eksemplerne medtages udelukkende for forståelsens skyld, og ikke for at eksponere nogen virksomhed eller myndighed!

I tilsynsvejledningen kan du læse, hvordan virksomheder og husdyrbrug registreres korrekt.

 

Sletning eller sammenlægning af dubletter

Hvis en virksomhed eller et husdyrbrug fejlagtigt er blevet registreret mere end én gang, skal dubletterne slettes.

Hvis en dublet ikke indeholder sager, fx oplysninger om afgørelser eller tilsyn kan den slettes.

Hvis der ligger sager på flere af de registrerede "virksomheder", skal de sammenlægges. Hermed flyttes sager fra den "underlagte" virksomhed til den "fortsættende". Se nedenfor. Den "underlagte" virksomhed vil ikke længere fremgå af DMA.

 

Billedet viser sletning eller sammenlægning af dubletter.

Slette dubletten

Godkendelses- og tilsynsmyndigheden skal selv slette dubletten, hvis der ikke ligger sager på den. Miljøstyrelsen har ikke rettigheder til at slette.

Når du vil slette en dublet skal du være logget på DMA. I DMA ligger der en vejledning til hvordan du kan slette en dublet/virksomhed:

Billedet viser hvordan du sletter dubletter.

Du sletter en virksomhed, når du står i "Vis virksomhed":

Billedet viser hvordan du sletter en virksomhed/husdyrbrug, når du står i "Vis virksomhed".

 

Sammenlægning

Det er Miljøstyrelsen, som kan sammenlægge to virksomheder, som forekommer i dubletter. Du skal udfylde en tabel, hvori det tydeligt fremgår hvilken virksomhed, som skal fortsætte (”Fortsættende virksomhed”) og hvilken som skal underlægges ("Underlagt virksomhed"):

Her ses en tabel over sammenlægning af virksomheder.

Skabelonen til sammenlægning findes her.

 

 

Hvordan registreres mine tilsyn, når virksomheden skifter virksomhedsgruppe, bliver inaktiv eller overgår til en anden myndighed?

Når en virksomhed, der er registreret en eller flere hændelser på (fx. et tilsyn, en håndhævelse eller en afgørelse), og virksomheden efterfølgende

  • skifter status eller ændrer aktivitet, og dermed måske virksomhedsgruppe (jf. miljøtilsynsbekendtgørelsens bilag 3)
  • overgår til en anden myndighed (fordi kapacitet stiger/falder og dermed overgår til nyt listepunkt) eller
  • bliver inaktiv

registreres tilsyn således:

 

Scenarie

Regler

Statusskift generelt:

-       Aktiv/inaktiv

-       Kategori

-       Myndighed

 

En virksomhed, som skifter status (Aktiv/Inaktiv, Kategori, Virksomhedsgruppe, Myndighed), inden for en periode, skal opgøres med den status, som virksomheden har pr. dags dato/opgørelsestidspunktet.

En virksomheds hændelser (tilsyn, håndhævelse, afgørelser mv.) skal opgøres med den virksomhedsstatus, som virksomheden, har på hændelsestidspunktet.

Hvis der ikke er sket en hændelse (tilsyn, håndhævelse, afgørelse) skal virksomheden kun tælles med i den gruppe/kategori, som virksomheden tilhører pr. dags dato/opgørelsestidspunktet.

Hvis opgørelsestidspunktet er senere end hændelsestidspunktet, så skal ”historikken” afspejles i opgørelserne. Med historik menes de hændelser (tilsyn, håndhævelser, afgørelser), der ligger forud for dags dato/opgørelsestidspunkt.

Virksomheden skifter kategori

En virksomhed som skifter kategori, skal opgøres med den status, som virksomheden har på dags dato/opgørelsestidspunktet.

En virksomheds hændelser (tilsyn, håndhævelse, afgørelser mv.) skal opgøres med den virksomhedsstatus, som virksomheden, har på hændelsestidspunktet.

Hvis der ikke er sket/meddelt en hændelse (tilsyn, håndhævelse, afgørelse) skal virksomheden kun tælles med i den kategori, som virksomheden tilhører pr. dags dato/opgørelsestidspunktet.

Eksempelvis, hvis virksomheden var en IED-virksomhed (kat. 1) og fik udført et tilsyn og efterfølgende reducerer kapaciteten og bliver en brugerbetalings-bilag 1-virksomhed (kat. 2) tælles tilsynet med i kategori 1 på opgørelsestidspunktet, fordi virksomheden var omfattet af denne kategori, da hændelsen fandt sted. Virksomheden tælles med i kat. 2, hvor den er ”aktiv”.

 

Virksomheden skifter myndighed

En virksomhed, som skifter myndighed, skal opgøres hos den myndighed, som virksomheden har som myndighed på dags dato/opgørelsestidspunktet.

En virksomheds hændelser (tilsyn, håndhævelse, afgørelser mv.) skal opgøres med den virksomhedsstatus, som virksomheden, har på hændelsestidspunktet.

Virksomheden skal tælles med hos den nye myndighed, som virksomheden er underlagt pr. dags dato/opgørelsestidspunktet. Såfremt der har været en hændelse hos den afgivende/”gamle” myndighed, skal virksomheden også tælles med hos den afgivende myndighed.

Hvis opgørelsestidspunktet er senere end hændelsestidspunktet, så skal ”historikken” afspejles i opgørelserne.

Eks. 1 Hvis virksomhed A med virksomhedsgruppe A og kategori 1 er underlagt myndighed A og fået et basistilsyn A den 3/2 og sidenhen (eks. den 10/9) overdrages til myndighed B (eks. pga. kapacitetsreduktion) skal opgørelsen den 11/9 ske således:

Myndighed A:

  • 1 basistilsyn i virksomhedsgruppe A
  • ”0” aktiv virksomhed (ifm. ”Vis myndighed -  Statistik” figur 1) og ”+1” besøgt virksomhed (ifm. ”Vis myndighed – Statistik” figur 2)  hos myndighed A i forhold til 1/1 til 3/2.

Myndighed B:

  • 0 basistilsyn i virksomhedsgruppe A
  • ”+1” aktiv virksomhed hos myndighed B i virksomhedsgruppe A

Eks. 2 Hvis virksomhed A med virksomhedsgruppe A og kategori 1 er underlagt myndighed A og fået en håndhævelse A den 3/2 og sidenhen (eks. den 10/9) overdrages til myndighed B (eks. pga. kapacitetsreduktion) skal opgørelsen den 11/9 ske således:

Myndighed A:

  • 1 håndhævelse i virksomhedsgruppe A
  • ”0” aktiv virksomhed (ifm. ”Vis myndighed -  Statistik” figur 1)

Myndighed B:

  • 0 håndhævelse i virksomhedsgruppe A
  • ”+1” aktiv virksomhed hos myndighed B i virksomhedsgruppe A.

Virksomheden bliver inaktiv

En inaktiv virksomhed tæller ikke med, når man opgør antal aktive virksomheder.

En inaktiv virksomheds hændelser (tilsyn, håndhævelser, afgørelser mv.) skal opgøres med den virksomhedsstatus (nemlig da den var aktiv, idet man kun laver hændelser på aktive virksomheder), som virksomheden havde på opgørelsestidspunktet.

Hvis der ikke er en hændelse (tilsyn, håndhævelse, afgørelse) skal virksomheden ikke tælles med (i antal aktive virksomheder).

Virksomheder, som er blevet inaktive, men hvor der har været udført et besøg tælles med ifm. beregning af årsmål.

Virksomheden slettes

Virksomheder, som slettes, skal ikke tælles med i antal virksomheder. Sager (tilsyn/håndhævelser), som er tilknyttet en slettet virksomheder skal heller ikke tælles med!

Virksomheder slettes pga. fejloprettelse/dublet af en virksomhed etc.

Sletning af en virksomhed er forskellig fra at gøre en virksomhed inaktiv.

Virksomheden sammenlægges

Kun den ”fortsættende” virksomhed, skal tælles med, når virksomheder, sammenlægges (eks. 3 husdyrbrug under en bedrift, som har samme CVR og P-nummer, lægges sammen således, at der fremover kun er én registrering i stedet for 4). Sager som er registreret på de ”underlæggende” virksomheder tælles med på den ”fortsættende” virksomhed.

[I DMA følger kategorien (kat. 1/kat. 2) ikke med over på den ”fortsættende virksomhed”. Tilsynet/sagen tælles med den ”fortsættende virksomhed” (men ikke nødvendigvis på den kategori, som virksomheden havde på hændelsestidspunktet):

  1.  Når en myndighed får overdraget en virksomhed, skal MST som administrator oprette virksomheden med nøjagtig samme stamdata, som den ”underlæggende” myndighed har registreret. På den måde får DMA historikken, og kan tælle en virksomhed med i rette kategori etc.
  2. Når MST har oprettet en virksomhed og sammenlagt denne, kan MST efterfølgende ændre stamdata (skifte aktivitet, kategori mv, som den ”fortsættende” myndighed efterfølgende definerer)].
  3. Herefter kan virksomheden under den ”fortsættende” myndighed følge de generelle forretningsregler, som beskrevet ovenfor.

 

Kan jeg selv tilpasse skabelonerne i ”Indlæs data”?

For nogle af sagstyperne i ”Indlæs data” ligger der skabeloner til brug for offentliggørelse af sagstypen i DMA, så du kan spare tid på at skrive teaser og brødtekst. Der er lavet skabeloner for udvalgte sager, hvor der er lavet en standardtekst, som kan genbruges: Tilsyn, Håndhævelse (påbud) samt Afgørelser (miljøgodkendelse, revurdering, ”ikke-godkendelsespligt”).

Du kan til enhver tid redigere i "Teaser" og "Brødtekst" ved at stille dig i tekstboksen og slette/tilføje tekst. 

Skabeloner i "Indlæs data"

Der, hvor der er flere skabeloner, vælger du via drop-down:

Skabeloner i "Indlæs data"

 

Hvis en kommune ønsker sine egne skræddersyede skabeloner i DMA, som popper up, når man er logget på som sagsbehandler, koster det 10-15.000 kr. at få lagt på – afhængigt af antal skabeloner. DMA-leverandøren skal lægge skabelonen på centralt i DMA og sikre at skabelonen kun kommer op, når den specifikke kommunes sagsbehandlere logger på.

Ønskes dette, kontakt: Obfuscated Email

Hvordan kan jeg se om en virksomhed, et tilsyn eller en håndhævelse er blevet registreret i DMA?

Hvis du har et fagsystem, vil du typisk kunne se status på overførslen i dit eget fagsystem.

Når du som sagsbehandler har registreret en virksomhed eller et tilsyn i enten fagsystem eller manuelt via ”Indlæs data” i DMA, kan du se status på din indberetning af virksomheden eller tilsynet (eller håndhævelsen, miljøtilsynsplanen, afgørelsen osv.) i DMA:

1)      Log på DMA

2)       På forsiden under ”Indlæs data” vælges ”Status på indberetninger”

Status på indberetninger if. med overførsel af data

 

3)       Vælg den myndighed du ønsker at tjekke status for samt afgræns en periode.

4)       Hvis du vil tjekke om din indlæsning er kommet korrekt ind i DMA, skal du sætte flueben i ”Medtag indberetninger med status OK".

Status på indberetninger if. med overførsel af data

Er en der fejl i indberetningen, vil status stå med ”fejlet”. Der kan enten være tale om:

  • at der er fejl i overførslen fra fagsystem til DMA. Du skal herefter kontakte din fagsystemsleverandør (eks. at ”Etableret dato” er nyere end ”Tilsynsdato”, se eventuelt opslag om Aktiv/Inaktiv).
  • at DMA ikke kan håndtere indlæsningsdata. Du skal derfor gensende data (dit fagsystem gensender automatisk), fordi en service har været nede (se eks. nedenstående fejl, hvor DAR (Danmarks adresseregister) har været nede. 

Status på indberetninger if. med overførsel af data

Hvis dette ikke virker, så skyldes det en systemfejl, og du skal kontakte DMA:  Obfuscated Email  eller supporten: 7254 4000.

Hvordan ændrer jeg status på en afgørelse?

Ifølge miljøtilsynsbekendtgørelsen skal godkendelses- og tilsynsmyndigheden offentliggøre konklusionen/statusskift på afgørelser og håndhævelser.

For de kommuner, som har et fagsystem, som er integreret med DMA, vil en statusændring i fagsystemet  (f.eks. ændring af en håndhævelse fra at være ”Meddelt” til at være ”Efterkommet”) ske automatisk, idet statusopdateringen i fagsystemet skubbes over i DMA og fremgår heraf.

De kommuner, som manuelt har indlæst en håndhævelse, skal selv ind og manuelt skifte status:

1)      Log på DMA

2)      Find den virksomhed, som håndhævelsen vedrører, og gå ind på håndhævelsen:

Statusændring på en afgørelse/håndhævelse

3)      Kopier fagsystemsnøglen

4)      Gå til Forsiden og ”Indlæs data” – Håndhævelse

5)      Find virksomheden – og tryk ”Søg”

6)      Slet den foreslåede fagsystemsnøgle – og indsæt din kopierede fagsystemsnøgle fra din allerede registrerede håndhævelse (trin 3)

7)      Klik på ”Forudfyld fra eksisterende sag”

Statusændring på en afgørelse/håndhævelse

8)      Vælg ny ”Håndhævelsesstatus” og ”Gem”. Herefter er status ændret.

Hvordan ændrer jeg virksomhedsdata på en eksisterende virksomhed?

Her er det beskrevet, hvordan du ændrer stamdata på en allerede registreret virksomhed, som ændrer ejerforhold, aktiviteter (listepunkt) mv.

For de kommuner, som har et fagsystem, som er integreret med DMA, vil ændringer i virksomhedens grunddata i fagsystemet  (eks. ændrer et CVR-nummer) ske automatisk, idet det nye CVR-nummer skubbes fra fagsystemet over i DMA og vil fremgå heraf.

De kommuner, som manuelt har indlæst en virksomhed, skal selv ind og manuelt ændre CVR-nummer osv.

1) Log på DMA.

2) Find den virksomhed, som skal have ændret grunddata:

Ændring af virksomhedsdata

3) Gå til Forsiden og ”Indlæs data” – Virksomhed.

4) Find virksomheden – og tryk ”Søg” – og ”Vælg” din virksomhed.

5) Herefter vil stamdata for din virksomhed blive vist, og du kan nu foretage de ændringer du ønsker.

Bemærk, hvis du sletter data eller du lader blanke felter stå i skabelonen, vil disse blanke felter erstatte eventuelle tidligere indtastede data.

6) ”Gem”.

Se også ”Indlæs data” hvor du kan finde vejledninger til alle indlæsninger:

Ændring af virksomhedsdata

 

BEMÆRK: Du kan selvfølgelig kun ændre virksomhedsdata for de virksomheder, du er myndighed for.

Senest opdateret 20. juni 2017