Spørgsmål og svar om Emas og Miljøledelse

Beskrivelse af forløbet for at blive EMAS-registreret, fra den eksterne kontrol af verifikator til den endelige registrering hos Miljøstyrelsen.
I Danmark er en række virksomheder godkendt til at gennemføre EMAS-verifikation, som er første skridt af den eksterne kontrol for at blive EMAS-registreret.

Formålet med verifikationen er: at undersøge om alle krav i EMAS bliver overholdt, om virksomhedens data og oplysninger er pålidelige og om de krav og mål, virksomheden selv har sat for miljøforbedringer, bliver efterlevet. Verifikationen kan ske når miljøledelsen har været i fuld drift i tre måneder.

Når der er indgået en aftale med en verifikator, vil forløbet af en verifikation være som skitseret her:

• EMAS-dokumentation sendes til en verifikator, som gennemgår alle dokumenter og skriver en kort rapport om, hvorvidt kravene efterleves, eller om der er mangler.
• Verifikator kommer på et indledende besøg, går en runde på virksomheden og aftaler detaljerne omkring verifikationsundersøgelsen.
• Undersøgelsen består blandt andet af interview med ledere og udvalgte medarbejdere, observation af arbejdsgange og granskning af registreringer.
• Verifikator skriver en kort rapport om undersøgelsen og beskriver, hvilke krav i EMAS der eventuelt ikke er opfyldt.
• Konklusionerne opsummeres på et afsluttende møde. Hvis der er krav, der ikke er opfyldt, skal der sendes dokumentation for at forholdet er blevet rettet. Hvis der er tale om mere graverende forhold, vil verifikator komme på besøg igen.
• Når alle forhold er i orden, udsteder verifikator en erklæring, som I kan sætte ind i miljøredegørelsen.

Man kan nu lade sig registrere i Miljøstyrelsen, som deltagere i EMAS. Til brug for registreringen skal Miljøstyrelsen bruge en kopi af verifikationserklæringen og miljøredegørelsen samt en udfyldt ansøgningsblanket.

Du finder ansøgningsblanketten her  

ISO 14001 er en global standard for miljøledelse og minder meget om EMAS. ISO 14001's krav til miljøledelsessystemet er indarbejdet i EMAS. I praksis betyder det, at man med en EMAS-registrering automatisk opfylder kravene til en ISO 14001-certificering.

Omvendt kan en ISO 14001 certificeret virksomhed relativt hurtigt blive EMAS-registreret. EMAS indebærer nogle ekstra krav til virksomhedens miljøledelsessystem, som du kan læse mere om nedenfor.

Se mere om de væsentligste forskelle på de to ordninger i denne lille udgivelse fra Kommissionen

Væsentlige miljøpåvirkninger kan konstateres når samtlige miljøforhold er kortlagt, og prioriteret de indsatsområder som giver "mest miljø for pengene".

De færreste virksomheder kan overkomme at forbedre alle miljøforhold på én gang. Selv små virksomheder har mange miljøforhold, der skal vurderes. Specielt da EMAS kræver, at virksomheden både skal tage hensyn til de direkte og indirekte miljøforhold.

Derfor skal der laves en prioritering af de indsatsområder, hvor behovene for forbedringer er størst, og som giver "mest miljø for pengene". Det betyder ikke, at mindre væsentlige miljøpåvirkninger kan glemmes - de gemmes blot til et senere tidspunkt.

Vurderingen af væsentlige miljøpåvirkninger kan ske ud fra følgende 3 trin:

• Kortlægning af samtlige miljøforhold
• Kriterier for vurdering af væsentlighed

Kriterierne for væsentlighed bør tage udgangspunkt i karakteren af miljøpåvirkningen:

• Hvor stor er påvirkningen?
• Hvor farlig er påvirkningen for miljøet?
• Hvor stor er sandsynligheden for at påvirkningen sker?
• Hvor hyppigt sker påvirkningen?
• Hvad er varigheden af påvirkningen?

Andre kriterier kan dog også være relevante:

• Overholdes de gældende lovkrav og krav i godkendelser/ tilladelser?
• Er miljøforholdet højt prioriteret af miljømyndigheder, i handlingsplaner eller strategier?
• Har medarbejderne peget på særlige forhold gennem ønsker, krav eller klager?
• Har interessenter peget på særlige forhold gennem ønsker, krav eller klager?
• Vil en indsats kunne forbedre virksomhedens generelle omdømme og image?
• Vil en indsats have en gavnlig virkning på arbejdsmiljøet?
• Er der såkaldte "lavt hængende frugter", som uden den store indsats kan give resultater?

Kriterierne er således en subjektiv vurdering fra jeres side. Der findes ingen facitliste. Og det, der er væsentligst nu, er ikke nødvendigvis det væsentligste næste år. Derfor skal listen over kriterier revideres jævnligt. EMAS kræver desuden, at virksomhedens kriterier for væsentlighed er offentligt tilgængelige.

Det er ikke blot en god idé at inddrage medarbejderne aktivt i miljøledelsesarbejdet; i EMAS er det et krav.

For virksomheden sikrer det, at alle niveauer i organisationen arbejder på at nå målene og efterleve virksomhedens miljøpolitik.

En vellykket intern kommunikation er essentiel. Den kan få medarbejderne til at interessere sig for miljøledelsesarbejdet og tage del i de opgaver, der udspringer heraf. Ofte er det den enkelte medarbejder, der med sin specifikke og praktiske viden om arbejdsrutinerne kan bidrage med løsningerne på mange miljøproblemer. Samtidig medvirker inddragelsen af medarbejderne til at skabe en attraktiv arbejdsplads.

For at blive EMAS-registreret skal virksomheden klarlægge behovet for uddannelse, og medarbejdere med særlig indflydelse på virksomhedens miljøpåvirkninger skal gives den nødvendige viden.

Virksomheden skal have procedurer, der sikrer, at medarbejdere i enhver relevant funktion kender til:

• Vigtigheden af miljøledelsessystemet
• De væsentlige miljøpåvirkninger fra deres personlige daglige arbejde og potentialet for at opnå miljøfordele
• Deres opgaver og ansvar for at efterleve miljøpolitikken, procedurerne og kravene i miljøledelsessystemet
• De mulige konsekvenser af at fravige procedurerne for driften

Medarbejderne skal inddrages i indsatsen for at opnå løbende miljøforbedringer. Det kan for eksempel ske ved at give medarbejderne mulighed for at komme med forslag og kommentarer til miljøarbejdet og ved at inddrage medarbejderne i projektgrupper.

EMAS kræver, at virksomheden skal kortlægge og gøre noget ved alle sine væsentlige miljøpåvirkninger. Det gælder både direkte og indirekte miljøforhold.

Men hvad omfatter hhv. direkte og indirekte miljøforhold?
De direkte miljøforhold omfatter de aktiviteter i en organisation, som ledelsen har direkte kontrol over:

• Udledninger til luften
• Spildevand
• Minimering og håndtering af affald
• Forbrug af energi, råvarer og hjælpestoffer
• Lokale miljøpåvirkninger som støj, lugt og støv

De indirekte miljøforhold er dem, som virksomheden ikke fuldt ud kan kontrollere, men som virksomheden har indflydelse på. Det kan være miljøpåvirkninger i relation til:

• Produkter
• Transport
• Tjenesteydelser
• Kontrakter
• Leverandører
• Kundernes brug af produktet

Hos offentlige myndigheder og servicevirksomheder vil det typisk være inden for de indirekte miljøforhold, at de væsentlige miljøpåvirkninger skal findes.

EMAS-logoet må ikke forveksles med miljømærker som Svanen og Blomsten, og må derfor ikke bruges på produkter og emballager.

EMAS logoet knytter sig primært til processer. Logoet betyder således, at brugeren:

• Har et godkendt, troværdigt miljøledelsessystem
• Hvert år gennemfører miljøforbedringer ud over lovens krav.

Miljømærker fortæller derimod noget om selve produktets miljøvenlighed og garanterer således, at der er taget hensyn til miljøet uden at kvalitet eller funktion forringes.

Bruges EMAS-logoet sammen med miljøoplysninger om virksomheden, eksempelvis i en miljørapport eller en brugermanual, betyder det, at de pågældende miljøoplysninger er godkendt af en tredjepart – en såkaldt verifikator.

EMAS fordele også for små virksomheder. Særlige bestemmelser i forordningen, der skal sikre at miljøarbejdet ikke bliver for bureaukratisk og tidskrævende.
Danmark er det land, der har flest små virksomheder, som er EMAS-registreret. I Danmark har vi mange eksempler på, at små virksomheder også kan få fordele af en registrering.

EMAS indeholder nogle særlige bestemmelser for små virksomheder, der skal sikre, at miljøarbejdet ikke bliver for bureaukratisk og tidskrævende:

• I stedet for at udarbejde en fuld miljøredegørelse hvert 3. år kan små virksomheder nøjes med at lave en fuld redegørelse hvert 4. år
• Små virksomheder kan desuden nøjes med at lave en verificeret opdateret miljøredegørelse hvert andet år i stedet for hvert år. Denne opdatering kræver ”kun” rapporteringer af data om miljøpræstationen samt, hvordan det går med implementering af miljømålene. Dog skal sendes en ikke verificeret opdatering hvert år
• Verifikationen kan ske under ét enkelt besøg med en hyppighed, som aftales med verifikator, dog højst 3 år for hele systemet
• Alle procedurer behøver ikke være dokumenterbare - mundtlige procedure kan i visse tilfælde accepteres

Læs mere om de mulige fritagelser for små virksomheder i EMAS III forordningen artikel 7

Desuden er der udviklet en metode for at lette implementeringen af EMAS på små virksomheder.

Læs mere om EMAS EASY metoden

Miljøledelsessystemet EMAS dokumenterer virksomhedens miljøforhold og giver større troværdighed gennem faste procedurer og kontinuerlige forbedringer.

De fleste danske virksomheder har godt styr på deres miljøforhold, og de færreste er i strid med miljøloven. Men kan virksomheden dokumentere det? Og kunne det ikke blive endnu bedre?

Fordele ved et verificerbart miljøledelsessystem kan være:

• Større troværdighed omkring virksomhedens miljøarbejde
• Bedre (anerkendt) udgangspunkt for miljøprofilering af virksomheden
• Et klart mål at arbejde hen imod
• Verifikatoren kan se med friske øjne på gamle vaner
• Faste procedurer som holder processen i gang
• Miljøledelsen skal ikke først etableres når det bliver et markedskrav