Fælles nordisk vejledning om leverandørstyring af kemikalier i tekstiler

14-10-2016

Miljøstyrelsen har i dag annonceret udbud på udbud.dk om udvikling af en samlet step-by-step guide, som kan hjælpe små og mellemstore nordiske virksomheder i deres dialog med leverandørerne om kemikalier i tekstiler.

Den nordiske tekstilhandlingsplan ”Norden – Velklædt i et rent miljø” sætter fokus på, at det kan være en udfordring for de nordiske tekstilvirksomheder at opnå indflydelse på leverandørkæden og endnu sværere at stille de nødvendige krav og dokumentere, at de bliver opfyldt.

Som led i udviklingen mod en mere fælles nordisk tilgang til relevante leverandørkrav er formålet med projektet at tilvejebringe en samlet step-by-step guide med konkrete værktøjer og handlingsanvisninger, der kan hjælpe de nordiske mode- og tekstilvirksomheder til at få styr på leverancerne og til at stille relevante bæredygtige krav til kemikalieindholdet i tekstiler.

Nærværende annoncering omfatter:

Analyse af de nordiske tekstilvirksomheders nuværende leverandørstyring og -dialog om kemikalier i tekstiler samt kortlægning af eksisterende hjælpeværktøjer til brug i dialogen med leverandørerne.

På baggrund af analysen og kortlægningen udarbejdes en samlet step-by-step guide, som på en nem og overskuelige måde kan hjælpe især små og mellemstore nordiske virksomheder til at stille relevante bæredygtige krav til kemikalieindholdet i tekstilerne. Derudover udarbejdes et forslag, hvordan step-by-step guiden kan formidles til målgruppen.

Endelig udarbejdes der på baggrund af det gennemførte arbejde et forslag til fælles nordiske leverandørkrav på kemikalieområdet.

Frist for modtagelse af tilbud er torsdag den 17. november, kl. 12.00.

Læs mere:

Udbudsbetingelser

Bilag 1: Annonce på udbud.dk

Bilag 2: Kravspecifikation

Bilag 3: Kontraktudkast

Det er muligt at stille spørgsmål til udbuddet indtil den 11. november 2016. Miljøstyrelsen offentliggør løbende svar på spørgsmål her på siden.


For questions and answers in English, please see below.

Miljøstyrelsen har konstateret uoverensstemmelse i materialet ift. hvilket sprog, der kan benyttes ved spørgsmål til materialet. Miljøstyrelsen gør opmærksom på, at spørgsmål til udbudsmaterialet kan stilles på dansk eller engelsk. Alle spørgsmål vil blive besvaret på både dansk og engelsk.

 

Spørgsmål 1 (modtaget den 9. november, besvaret den 14. november 2016):  Vi har et spørgsmål vedrørende ”Analyse af nuværende leverandørstyring og -dialog om kemikalier i tekstiler”. Hvordan definerer I ”kemikalieindholdet” i tekstiler? Refererer I til kemikalier generelt eller til fx regulerede kemikalier?

Svar 1:  Det er tilbudsgiver, der skal vurdere, hvilke kemikalier der skal medtages. Første skridt kunne være regulerede kemikalier (herunder også kemikalier på kandidatlisten (SVHC)).

 

Spørgsmål 2 (modtaget den 11. november, besvaret den 14. november 2016):  Hvordan afgrænses de nordiske lande, med andre ord, hvilke lande skal være repræsenteret i netværksgruppen?

Svar 2:  De nordiske lande udgøres af Norge, Sverige, Island, Finland og Danmark. Miljøstyrelsen ønsker, at alle lande er repræsenteret jf. punkt a under afsnittet 4. ”Leverancer” i kravspecifikationen.

 

Spørgsmål 3 (modtaget den 11. november, besvaret den 14. november 2016):  Side 3 i Kravspecifikationen – delopgave 4: ”Som en del af udviklingen af den samlede guide skal der afsættes ressourcer til en løbende brugertest af funktionaliteten/anvendeligheden af guiden blandt relevante aktører.” Der ønskes en præcisering af ”en løbende brugertest”.

Svar 3:  Det er leverandørens ansvar at sikre, at guiden er nem og letforståelig at anvende for SMV’ere. Det er tilbudsgivers opgave i tilbuddet at komme med forslag til omfanget af den nødvendige løbende brugertest.

 

Spørgsmål 4 (modtaget den 11. november, besvaret den 14. november 2016):  Ifølge Kravspecifikationen side 4 – ”Organisering” afholdes afsluttende styregruppemøde med godkendelse af endelige leverancer. Skal Miljøstyrelsen kommentere og godkende leverancer undervejs i projektet?

Svar 4:  Det er vigtigt for Miljøstyrelsen, at der er mulighed for tæt dialog med leverandøren gennem hele projektperioden, og Miljøstyrelsen skal have mulighed for at kommentere og godkende leverancer undervejs i projektet.

 

Spørgsmål 5 (modtaget den 11. november, besvaret den 14. november 2016):  Skal leverancer i projektet rapporteres til Miljøstyrelsen og er der formatkrav til leverancer?

Svar 5:  Der skal leveres en rapport med resultaterne jf. punkt 4 i kravspecifikationen. Designskabelon aftales med Miljøstyrelsen på opstartsmøde.

 

Spørgsmål 6 (modtaget den 11. november, besvaret den 15. november 2016): Afsnit 6 ”Organisering” i kravspecifikationen: Vedrørende den nordiske styregruppe og koordinering med handlingsplanens initiativ ”Styrket nordisk indflydelse i EU” (kap. 5.1 Reducering af skadelige kemikalier) .

  • Er den nordiske styregruppe, styregruppe for hele handlingsplanen eller for indsats 5.1?
  • Hvem sidder i denne gruppe?
  • Hvordan og i hvilken grad skal denne koordinering foregå?
  • Skal dette foregå ved e-mails til den Nordiske styregruppe?
  • Er det MST, der sender e-mails efter styregruppemøderne, eller er det leverandøren?

Svar 6: Den nordiske styregruppe er styregruppe for hele handlingsplanen og består af repræsentanter fra de arbejdsgrupper under Nordisk Ministerråd, som er involveret i handlingsplanen. MST varetager orienteringen og eventuel dialog med den nordiske styregruppe (pr. mail). Tilbudsgiver skal ikke bidrage til dette. Handlingsplanens initiativ ”Styrket nordisk indflydelse i EU” (kap. 5.1 Reducering af skadelige kemikalier) er et projekt under handlingsplanen, som forventes afsluttet primo 2017. Miljøstyrelsen varetager koordineringen med projektet.

 

Spørgsmål 7 (modtaget den 11. november, besvaret den 15. november 2016): Afsnit 6 ”Organisering” i kravspecifikationen: ”Den uformelle nordiske kemikaliegruppe ”, er det de samme eksperter som i forrige punkt; den Nordiske styregruppe, som står bag indsatsområde 5.1 ’Reducering af skadelige kemikalier’ i Handlingsplanen? Og hvilke stakeholdere sidder i denne gruppe, er det samme eksperter, som der henvises til i forrige bullet?

Svar 7: Den uformelle nordiske kemikaliegruppe er en gruppe af eksperter fra de nordiske lande, der beskæftiger sig med kemikalier i tekstiler. Miljøstyrelsen varetager inddragelsen at denne gruppe.

 

Spørgsmål 8 (modtaget den 11. november, besvaret den 15. november 2016): Afsnit 6 ”Organisering” i kravspecifikationen: Vi forestiller os max. to styregruppe status-møder (MST og tilbudsgiver) i løbet af projektperioden. Er det i tråd med MST’s ønske? Vil møder over Skype kunne bruges i forbindelse med statusmøder?

Svar 8: Det er vigtigt for Miljøstyrelsen, at der er mulighed for tæt dialog med leverandøren gennem hele projektperioden. Det er Miljøstyrelsen vurdering, at der udover kick-off møde og afsluttende møde som minimum vil være behov for dialog i forbindelse med milepæle. Det må bero på en konkret vurdering, hvor mange møder der skal afholdes, hvem der deltager og om dialogen skal foregå ved fx fysisk møde, mail eller skype.  

 

Spørgsmål 9 (modtaget den 11. november, besvaret den 15. november 2016): Afsnit 6 ”Organisering” i kravspecifikationen: Vedrørende ” Den uformelle nordiske kemikaliegruppe ”. Refereres der her til ovenstående ”styrket nordisk indflydelse i EU”? - Eller er det en anden gruppe og i så fald hvem, der skal være referencegruppe for projektet? Hvad er referencegruppens opgave i forhold til dette projekt?

Svar 9: Se svar på spørgsmål 7.

 

Spørgsmål 10 (modtaget den 11. november, besvaret den 15. november 2016): Af udbudsmaterialet fremgår to forskellige slutdatoer – hhv. 30. november 2017 (pkt. 8, bilag 2) og 15. december 2017 (udbudsbetingelser pkt 1.3.2). Hvilken dato gælder?

Svar 10: Miljøstyrelsens endelige godkendelse af det færdige projekt skal ske senest den 15. december 2017.

 

Spørgsmål 11 (modtaget den 11. november, besvaret den 15. november 2016): Kan der opstå et problem med kontrakten, punkt 11 samt punkt 14.5 & 14.6 vedr. kommunikation og immaterielle rettigheder til projektet? En del af opgaven er jo, at brancheorganisationerne skal kommunikere redskaber, løsninger og systemer til branchen.

Svar 11: Af kontraktudkastet fremgår, at Miljøstyrelsen har ejendomsret til leverancer i projektet. Vi er blevet opmærksomme på, at det er Nordisk Ministerråd, som har denne ejendomsret. Kontrakten vil blive tilrettet på dette punkt inden kontraktunderskrivelse. Ved projektafslutningen skal Nordisk Ministerråd via Miljøstyrelsen have en kopi af alle leverancer. Miljøstyrelsen og Nordisk Ministerråd vil være interesserede i, at redskaber, løsninger og systemer fra projektet, når bredt ud til de relevante nordiske virksomheder og ser meget gerne, at de nordiske brancheorganisationer er involveret i formidlingen heraf. Det er forventningen, at der via Miljøstyrelsen kan laves aftale med Nordisk Ministerråd om muligheden for, at redskaber, løsninger og systemer i projektet kan overdrages til branchen til videre foranstaltning.

 


The Danish EPA has noted an inconsistency in the material with regards to language of questions and answers. The EPA would like to point out that questions can be asked in Danish or English. All questions will be answered in both Danish and English.

 

Q1  (Received November 9, answered November 14): We have a question regarding the “Analysis of the current supplier management and dialogue on chemicals in textiles”. How do you define the “chemical contents” of textiles? Do you refer to chemicals in general or for example restricted chemicals?

A1:  The bidder must assess which chemicals to include. A first step could be to look at restricted substances (including those on the Candidate List of Substances of Very High Concern (SVHC)).

 

Q2  (Received November 11, answered November 14): How do you define the Nordic countries; i.e., what countries should be represented?

A2:  The Nordic countries are Norway, Sweden, Iceland, Finland and Denmark. The EPA wishes for all countries to be represented, cf. item 4A in ‘Kravspecifikation’.

 

Q3  (Received November 11, answered November 14): What do you mean by “continuous tests among users of the guide”, cf. ‘Kravspecifikation’, p. 3?

A3:  It is the responsibility of the contractor to ensure that the guide is easily used and understood by SMEs. The bidder must decide on a proposed scope of the necessary user tests.

 

Q4  (Received November 11, answered November 14): It says in ‘Kravspecifikation’, item 4, that the EPA will approve of final deliveries at a concluding meeting between the EPA and the contractor. Does the EPA want to comment on and approve of deliveries on a continuous basis?

A4:  It is important to the EPA to ensure a close, continuous dialogue with the contractor. The EPA wishes to be given the opportunity to comment on and approve of deliveries throughout the project period.

 

Q5  (Received November 11, answered November 14):   Must deliveries be reported to the EPA? If so, do you make demands on the format of the reports?

A5:  The contractor must report on results at the end of the project, cf. the mentioned baseline report, item 4E in ’Kravspecifikation’.  At the first meeting, the EPA and the contractor will agree on a template.

 

Q6 (Received November 11, answered November 15) : Regarding the Nordic steering committee and coordination with the initiative “strengthened Nordic influence in the EU” (chapter 5.1 ‘Reducing the use of harmful chemicals’) under the action plan:

  • Does the Nordic steering committee perform steering committee for the action plan as such or only for the initiative described in chapter 5.1?
  • Who are the members of this group?
  • How and to what extent is coordination with the initiative needed?
  • Is this to happen by email?
  • Will the EPA send the emails, or is it the responsibility of the contractor?

A6: The Nordic steering committee is responsible for the full action plan and consists of representatives from relevant working groups under the Nordic Council of Ministers. The EPA manages briefings of and potential dialogue with the Nordic steering committee (by email). The contractor is not involved in this. The initiative concerning “strengthened Nordic influence in the EU” (chapter 5.1 ‘Reducing the use of harmful chemicals’) is a project under the action plan, which is expected to end in early 2017. The EPA ensures coordination with the project.

 

Q7 (Received November 11, answered November 15) : Cf. item 6 in ‘Kravspecifikation’ and the “informal Nordic chemicals group”. Is this composed of the same experts who are part of the Nordic steering committee behind the action plan, chapter 5.1 ‘Reducing the use of harmful chemicals’? Which stakeholders are represented in this group?

A7: The informal Nordic chemicals group is a group of experts from the Nordic countries occupied with chemicals in textiles. The EPA manages the involvement of this group.

 

Q8 (Received November 11, answered November 15) : Cf. item 6 in ‘Kravspecifikation’: We imagine two status meetings in the steering committee, at the most. Is this in line with the wishes of the EPA? Is it possible to use skype for such meetings?

A8: It is important to the EPA to ensure a close, continuous dialogue with the contractor. The EPA estimates that dialogue as a minimum will be needed in connection with milestones, besides a kick-off meeting and a final meeting. The number of meetings, participants and decisions about whether the dialogue should take place by physical meetings, mail or skype will depend on an actual assessment.

 

Q9 (Received November 11, answered November 15) : Cf. item 6 in ‘Kravspecifikation’ and the “informal Nordic chemicals group”. Do you refer to “strengthened Nordic influence in the EU”, or is it a different group? If so, who will be the reference group for the project? What is the role of the reference group?

A9: See the answer to question 7.

 

Q10 (Received November 11, answered November 15) : Two different end dates appear in the material; November 30, 2017 and December 15, 2017. Which one is correct?

A10: The EPA’s final approval of the project is to happen on December 15, 2017, at the latest.

 

Q11 (Received November 11, answered November 15) : Seeing that a part of the task is communicating tools, solutions and systems to the industry, might there be a problem with regards to the contract, item 11 and 14.5 & 14.6 concerning communication and immaterial rights to the project?

A11: It emerges from the draft contract that the EPA has the rights of ownership of project deliveries. We have become aware that the rights do in fact belong to the Nordic Council of Ministers. This part of the contract will be edited before the signing. By the end of the project, the Nordic Council of Ministers must receive a copy of all deliveries, through the EPA. The EPA and the Council will want tools, solutions and systems to reach all relevant Nordic businesses, and would like the Nordic industry associations to be involved in the promotion. It is expected that it will be possible to reach an agreement with the Nordic Council of Ministers, through the EPA, on a potential transfer of tools, solutions and systems to the industry.