Udbud af anlægsopgave

Udbudsmaterialet skal beskrive detailprojektet, de planlagte anlægsarbejder og betingelserne for tilbudsgivning. Materialet er retningslinie for entreprenøren, når han udfører arbejdet i marken.

Udbudsmaterialet skal beskrive detailprojektet, de planlagte anlægsarbejder og betingelserne for tilbudsgivning. Materialet er retningslinie for entreprenøren, når han udfører arbejdet i marken.
Udbudsmaterialet sendes til det ønskede antal entreprenører, som skal kunne afgive tilbud i konkurrence på samme grundlag.
Generelle betingelser
Det anbefales at basere forholdet mellem entreprenør og bygherre på AB92 „Almindelige betingelser for arbejder og leverancer i bygge- og anlægsvirksomhed" . Betingelserne er udarbejdet af byggeriets faglige organisationer, og er et upartisk grundlag for begge parter. Fravigelser fra AB92 skal i givet fald være velbegrundede.
Indhold af udbudsmateriale
Et udbudsmateriale består af deldokumenter, der beskriver de forskellige arbejdsopgaver og udførelsen.
Ved små projekter behøver man kun en begrænset beskrivelse af de mest kritiske opgaver. Ved større projekter, der indeholder mange eller komplicerede arbejdsprocesser, eller som berører store arealer eller mange lodsejere, vil der normalt skulle udarbejdes et detaljeret udbudsmateriale.
Mindre projekter kan eventuelt gennemføres af bygherrens egen anlægsafdeling. Men normalt vil der være behov for at samarbejde med en ekstern entreprenør om dele af projektet. Forud for entreringen udarbejdes et udbudsmateriale, der som minimum skal indeholde følgende dokumenter:
• Udbudsbrev med beskrivelse af det fremsendte materiale samt tidsplan og betingelser for afgivelse af tilbud (juridisk dokument).
• Henvisning til betingelser i AB92 med beskrivelse af eventuelle afvigelser (juridisk dokument)
• Anvisning af arbejdsplads og arbejdsveje, samt betingelser for at benytte adgangsveje (teknisk dokument).
• Arbejdsbetingelser. Typisk beskrives:
o Indretning, drift og afvikling af arbejdsplads
o Forberedende arbejder, herunder afsætning, færdselsregulerende- og sikkerhedsmæssige foranstaltninger, afdræningsarbejder, foranstaltninger vedr. jordbund, rydning, nedbrydning og eksisterende ledninger
o Afværgeforanstaltninger, herunder midlertidig omlægning af vandløb
o Jordarbejder, herunder muld-, blødbunds-, råjords- og strygarbejder
o Ledningsarbejder (nye ledninger)
o Bygværksarbejder
o Beplantningsarbejder
o Belægningsarbejder
o Supplerende arbejder (ekstraarbejder)
Nedenfor er vist en oversigt over de dokumenter, der bør tilføjes udbudsmaterialet ved større projekter.
• Beskrivelse af kvalitetsstyring med krav til entreprenørens organisation, håndtering af arbejdspladsen, kvalitetsstyringssystem og kontrolaktiviteter. Der udarbejdes eventuelt oversigtlige kontrolplaner (teknisk dokument).
• Krav til miljø og arbejdsmiljø (juridisk dokument).
• Tilbudsliste med angivelse af samtlige aktiviteter og arbejder (økonomisk dokument).
• Afregningsgrundlag med angivelse af, hvordan og i hvilken takt de enkelte arbejder afregnes (økonomisk dokument).
• Tegningerne inkl. oversigtsplan, en detailplan for arbejdsområdet samt målsatte, detaljerede tegninger, der viser de mest komplicerede arbejder. Man kan med fordel supplere med standardtegninger for generelle arbejder (teknisk dokument).
De mest omfattende arbejder beskrives selvstændigt med materialespecifikation, retningslinier for udførelsen samt kontrol- og kvalitetskrav. Hvis der ønskes dokumentation for udført arbejde i form af kontrolsedler m.v., skal det fremgå af udbudsmaterialet.
Nogle dokumenter kan eventuelt udgå eller begrænses især ved mindre projekter. Men man skal huske, at der kun er få muligheder for efterfølgende at ændre forhold, som ikke er beskrevet i udbudsmaterialet. Det gælder for eksempel de arbejdsmetoder, som entreprenøren vælger. Ved mindre projekter kan man f.eks. normalt slække på kontrolkravene.
Udbudsmaterialets arbejdsbetingelser struktureres efter arbejdernes karakter og type.
Entreprenøren skal indsende en erklæring om at være gældfri overfor det offentlige.
Afregning
Sammen med tilbudslisten bør man beskrive afregningsgrundlaget. Det anføres på hvilke betingelser og i hvilket tempo afregningen finder sted. Afregning sker normalt bagud, når arbejderne er gennemført.
Slutafregning bør først ske, når entreprenøren har afleveret hele arbejdet sammen med eventuel dokumentation for kvalitet m.v. Afregning af større projekter kan ske ved månedlige á contobegæringer. Mindre projekter kan afregnes på én gang eller i rater.
Poster som entreprenørens arbejdsplads afregnes normalt som fast sum, mens målbare arbejde som udgravning eller rørlægning bedre afregnes som enhedspriser. Arbejdet på tilbudslisten summeres i hovedposter, der overføres til en hovedtilbudsliste. Entreprenøren skal anføre den samlede tilbudssum sammen med eventuelle forbehold.
Tidsplan
Udbudsmaterialet skal indeholde tidsrammerne for de forskellige arbejder. Man skal normalt angive tidspunkter for projektets samlede opstart og færdiggørelse. Man kan også angive færdiggørelsestidspunkter for delarbejder.
Der kan angives bodsstørrelser for dagbøder, hvis entreprenøren ikke overholder de angivne tidsfrister. Det anbefales, at der ved genopretning af vådområder opereres med rummelige tidsplaner, specielt hvis der planlægges større anlægsarbejder i vandlidende områder.
Ved opstarten bør entreprenøren forlange en detaljeret tidsplan opdelt efter projektets hovedaktiviteter. Tidsplanen bruges ved statusvurderinger undervejs i forløbet.
Licitation
Gennemførelsen af udbudsforretningen skal følge procedureregler, der følger af EU-udbudsdirektivet, hvis værdien af arbejdet overstiger EU-tærskelværdien (på godt 36 mio. kr. i 2010 og 2011) eller af den danske tilbudslov, hvis værdien er mindre end tærskelværdien. Her kan du læse mere om EU-tærskelværdierne.
1. Ved et udbud efter EU-direktivet kan bygherren normalt vælge mellem
• offentligt udbud, hvor alle tilbudsgivere med de krævede kvalifikationer kan byde på opgaven, og
• begrænset udbud, hvor bygherren i en første fase udvælger et begrænset antal tilbudsgivere, der har søgt om prækvalifikation, og i anden fase vurderer de indkomne tilbud.
EU-udbud starter altid med en annonce i EU-Tidende. Du kan læse mere om udbudsdirektiverne her.
2. Ved udbud efter tilbudsloven kan man også anvende offentlig eller begrænset udbud. Ved begrænset udbud efter denne lov kan bygherren selv direkte udvælge en række tilbudsgivere uden først at have gennemført en prækvalifikation.
Efter tilbudsloven er det endvidere muligt at indhente underhåndsbud, hvis den samlede værdi af arbejdet ikke overstiger 3 mio. kr. dvs. anmode indtil tre entreprenører om at afgive tilbud på det pågældende arbejde. Yderligere en 4. entreprenør kan opfordres til at afgive tilbud, dersom dette er betinget i opfordringerne til at afgive bud, og denne er bosiddende uden for det lokale område jf. § 12 stk. 2. Anslås de samlede anlægsudgifter til et beløb over 3 mio. kr., skal der holdes enten begrænset eller offentlig licitation på arbejdet, og der kan vælges frit mellem de to udbudsformer under hensyntagen til at der sikres bedst mulig konkurrence om arbejdet.
Du kan få en oversigt over tilbudsloven ved at klikke her .
Ved udsendelse af udbudsmaterialet skal sted og tidspunkt for afholdelse af licitationen være tydeligt angivet. Ved tvivl kan tilbudsgiverne blive forhindret i at aflevere rettidigt tilbud.
Licitationen afholdes typisk hos bygherren. Den kan også afholdes hos bygherrens rådgiver eller andetsteds. Ved licitationen åbnes de indkomne tilbud i overværelse af de tilbudsgivere, der ønsker at være til stede. Normalt oplyses den samlede sum for hvert enkelt tilbud samt eventuelle forbehold. Enhedspriser og priser for dele af arbejdet oplyses normalt ikke, medmindre alle tilbudsgivere accepterer det.
Afgørelse om entreprisen afventer en senere vurdering af tilbuddene. Hvis de indkomne bud eller andre forhold har givet bygherren en saglig grund til at annullere licitationen, skal bygherren uopfordret sende en begrundelse for annullationen til alle tilbudsgivere.
Der bør altid foretages en grundig vurdering af de indkomne licitationsbud. Tilbuddene skal sammenlignes på grundlag af tildelingskriterier, som bygherren på forhånd har udmeldt i udbudsmaterialet. Tildelingskriterierne er stort set de samme efter tilbudsloven og EU-direktivet kan være
• laveste pris, eller
• det økonomisk mest fordelagtige tilbud, hvor der også konkurreres på andet end pris. Disse underkriterier skal også være meldt ud på forhånd. Underkriterierne skal endvidere være vægtet i forhold til hinanden, fx pris w %, byggetid x %, materialers holdbarhed y %, påvirkning af miljø z %.
Du kan læse mere om tildelingskriterierne efter tilbudsloven ved at klikke her .
Forhandling efter tilbudsloven
Ved et EU-udbud kan der normalt ikke forhandles.
Efter tilbudsloven kan der forhandles med de 3 bedste (konditionsmæssige) tilbud, når tildelingskriteriet er ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud”.
Pligt til at begrunde afgørelser
Forbigåede tilbudsgivere har krav på en begrundelse for, hvorfor de ikke fik opgaven.
Kontraktskrivning
Kontrakten udarbejdes normalt i 2 nummererede eksemplarer, der underskrives og opbevares af begge parter.
Kontrakten bør indeholde oplysninger om:
• Opgaven og den indgåede entreprisesum.
• Eventuelle forbehold.
• Aftalegrundlaget og henvisninger til relevante dokumenter i forbindelse med udbud og afgivelse af tilbud.
• Rangforholdet mellem de forskellige dokumenter.
• Angivelse af tidsfrister og dagbøder.
• Angivelse af eventuelle underentreprenører/underrådgivere.
• Oplysninger om sikkerhedsstillelse (15 % af entreprisesum ved entreprenører eller ansvarsbegrænsning ved rådgivere).
• Forsikringsoplysninger for bygherre og entreprenør/rådgiver.
• Oplysninger omkring stempling af aftalen.
Stempling
Indgåelse af kontrakt mellem bygherre og entreprenør er normalt forbundet med krav om stempling. Stempelafgiften betales af projektet.
Sikkerhed
Entreprenøren skal stille sikkerhed i form af bankgaranti eller tilsvarende på 15 % af entreprisesummen.