Planlægning

Projekter og deres gennemførelse tager tid. Det skal man være forberedt på - vær realistisk og tag højde for det i planlægningen.

Foto: Colourbox

Projekter og deres gennemførelse tager tid. Det skal man være forberedt på - vær realistisk og tag højde for det i planlægningen. Læs mere om erfaringerne fra gennemførelsen af VMPII vådområdeprojekterne.
Sørg for at projektbeskrivelsen er gennemarbejdet og veldokumenteret. Dette både i forhold til en eventuel politisk godkendelse af projektet og dets budget, samt i det tilfælde der skal søges om midler fra en anden part. Hvis der mangler oplysninger i en ansøgning giver det ofte anledning til yderligere spørgsmål og forsinkelser i forhold til tidsplanen. I værste fald kan det betyde et afslag.
Det er fornuftigt at planlægge de enkelte dele af projektforløbet for sig, især ved større projekter. Planlægningen og udpegningen af de ansvarlige projektledere bør være gennemført, før forundersøgelserne går i gang.
En vigtig del af planlægningen er tidsplanen. Hvornår skal de enkelte dele af projektforløbet falde, hvornår skal eksterne konsulenter ind i processen og skal disse eventuelt varsles? Skal der laves en biologisk forundersøgelse, er det vigtigt, at det sker på den rette årstid, hvilket kan bevirke, at det tager ekstra tid fra pengene er bevilget til man har forundersøgelsen.
For store projekter er der flere problematiske forhold i forbindelse med at sikre en hurtig projektgennemførelse. I mange store projekter vil det være svært at fastholde overblikket over alle elementer i projektet i hele projektforløbet og der vil forekomme stressede perioder med stor arbejdsbelastning. For at imødegå dette er det vigtigt, at der i projektgruppen kan tages hurtige beslutninger, og at der i spidsbelastnings situationer hurtigt kan tilføres ekstra arbejdskraft.
Prøv at forudse, hvor problemerne kan opstå, og overvej, hvad man kan gøre for at undgå eller afhjælpe disse. Det kan f.eks. være ledningsanlæg, arkæologiske fund, fordyring af projektet.
Sønderjyllands Amt udarbejdede et sæt af checklister, der giver et hurtigt overblik over arbejdsopgaverne i et typisk projektforløb. Checklisterne kan findes her: