Underskrift på bilag VII – hvis det er uforholdsmæssigt vanskeligt

Bilag VII skal underskrives af den person/virksomhed, der står for overførslen. Dette sikrer, at myndighederne umiddelbart kan konstatere, at personen/virksomheden tager ansvar for, at beskrivelsen er korrekt, herunder affaldets art og mængde (vægt).

En producent, der sender grønlistet affald af sted, vil normalt ikke have vanskeligheder forbundet med at underskrive bilag VII, som skal følge transporten, således at bilaget, der ledsager transporten, er forsynet med en original underskrift.

For nogle af de aktører, der står for en overførsel, kan det dog være uforholdsmæssigt vanskeligt og fordyrende at sørge for, at det papir, der følger med transporten, har en originalunderskrift. Der kunne eksempelvis være tale om en mægler, som befinder sig langt fra stedet, hvorfra transporten skal starte. I disse tilfælde kan mægleren (forhandleren mv.) udfylde bilaget på sit eget kontor (med dato, vægtangivelse og underskrift), scanne originaldokumentet og derefter beholde originaldokumentet og sende scanningen til transportøren. På den måde kan transporten ledsages af en printet kopi af originaldokumentet i stedet for selve originaldokumentet, men kravet om originaldokument er opfyldt.

Bemærk, at ovenstående mulighed for en mere praktisk måde at opfylde dokumentkravet på ikke ændrer på, at ansvaret er mæglerens. Ifølge transportforordningen skal den som står for overførslen positivt sikre sig, at papiret er med. Hvis transportøren glemmer at printe papiret, vil det være en situation, hvor mægleren ikke har sikret sig, at det var med.

Bemærk også, at vægtangivelsen ikke kan undlades. Derimod behøver eksempelvis en mægler, der står for overførslen, ikke nødvendigvis at være fysisk til stede, når affaldet bliver vejet. En mægler, der står for overførslen, kan derfor eksempelvis telefonisk afklare med producenten, hvor meget affaldet vejer, og umiddelbart derefter færdiggøre bilag VII og scanne det, så transportøren kan printe bilaget og medbringe det under transporten.